1 Schuldaten eingeben und Logo hochladen (Dauer: ca. 5 Minuten)

Als nächstes importieren Sie die Daten aus Ihrer Schulverwaltungssoftware. Für einige Schulverwaltungsprogramme gibt es eine spezielle Schnittstelle. Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler etc. einfach aus einer Excel-Datei importieren.

Wenn Sie eines dieser Schulverwaltungsprogramme verwenden, finden Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" einen Button "Daten aus ... importieren". Über diesen startet der Importassistent, der Ihnen beschreibt, wie Sie für den Import weiter vorgehen. Dabei werden Schüler, Lehrkräfte, Klassen, Fächer, Unterrichtsverteilung (inklusive der Schüler in jedem Unterricht) importiert.

Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler etc. über eine Excel-Datei importieren. Dazu klicken Sie unter "Allgemeine Daten" z. B. auf "Schüler" und dann auf "Schüler importieren". Hier reicht es, wenn Sie Schüler und Lehrkräfte importieren. Klassen werden beim Schülerimport automatisch angelegt.

• Rufname
• Nachname
• Klasse
• Jahrgangsstufe (nur, wenn Sie das Noten- und/oder Zeugnis-Modul verwenden)
• E-Mail-Adresse 1 (optional, aber sehr sinnvoll um die Anmeldecodes per Mail zu versenden)
  
• E-Mail-Adresse 2 (optional, aber sehr sinnvoll um die Anmeldecodes per Mail zu versenden)

Beim Import der Lehrkräfte benötigen Sie mindestens folgende Spalten:

• Kürzel
• Vorname
• Nachname

Weitere Informationen zum Datenimport finden Sie unter: Allgemeine Informationen zum Datenimport

Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie das Modul für die Anzeige von Stunden- und Vertretungsplan oder das Klassenbuch nutzen wollen.

Wenn Ihre Schule ein Stundenplanprogramm verwendet, können Sie den Stundenplan importieren. Ansonsten können Sie ihn eingeben.

Um Ihren Stundenplan zu importieren, klicken Sie in der Verwaltung auf "Stundenplan importieren". Der Importassistent führt Sie durch die nötigen Schritte.

Achtung: Wenn Sie in Schritt 2a bereits die Unterrichtsverteilung aus Ihrer Schulverwaltungssoftware importiert haben, ist es in diesem Schritt sehr wichtig, dass Sie zunächst die Zuordnungen der Klassen, Fächer und Lehrkräfte genau treffen und anschließend die Zuordnung der Kurse (sofern die Daten aus Stundenplanprogramm und Schulverwaltungssoftware nicht zu 100% übereinstimmen). Wenn Sie hier nicht genau arbeiten, bekommen Sie später verschiedene Probleme, unter anderem werden im Klassenbuch dann in verschiedenen Unterrichten nicht die richtigen Schüler angezeigt. Diese Zuordnungen sind der Grund dafür, dass dieser Schritt bis zu einer Stunde dauern kann. Nehmen Sie sich diese Zeit bitte und rufen Sie uns in jedem Fall an, wenn Sie sich unsicher sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Unterrichte aus Stundenplan und Schulverwaltungsprogramm importieren

Es gibt nur einen Fall, in dem Sie die Zuordnungen problemlos überspringen können: Wenn Sie den Schulmanager erst einmal nur grob testen wollen und später alle Daten löschen und neu importieren werden.

Sobald Sie den Stundenplan importiert haben, können Sie noch den Vertretungsplan hochladen bzw. die automatische Synchronisierung einrichten. Verwenden Sie dazu unter "Vertretungsplan" die Buttons "Importieren" bzw. "Synchronisieren", dort ist alles Weitere beschrieben.

Wenn Sie die Unterrichtsverteilung bereits aus Ihrer Schulverwaltungssoftware importiert haben, können Sie jetzt den Stundenplan über ein Steckbrett eingeben. Dazu klicken Sie in der Verwaltung auf den Button "Steckbrett".

Für jede Stunde können Sie auswählen, welcher der importierten Unterrichte stattfindet. Auch Doppelsteckungen sind möglich. Gekoppelte Unterrichte (z. B. Sport, Religion) werden direkt für alle Klassen übernommen.

Nachdem Sie die Daten eingerichtet haben, können Sie weitere Benutzer anlegen. Das geht in der Verwaltung unter "Anmeldedaten".

Wenn Sie weitere KollegInnen als Administratoren einrichten wollen, klicken Sie auf "Administratoren verwalten". Anschließend können Sie E-Mail-Adressen eingeben. An diese E-Mail-Adresse wird dann ein Link geschickt, über den sich die Kollegin/der Kollege als Administrator anmelden kann. Sie können beliebig viele Administratoren erstellen.

Die Lehrkräfte melden sich über einen 10-stelligen Zugangscode an. Diese Codes können Sie in Form einer PDF-Datei erstellen, die eine Seite pro Lehrkraft beinhaltet, jeweils mit der Anleitung für die Anmeldung und dem individuellen Zugangscode. Dazu klicken Sie neben "Lehrkräfte" auf "Zugangscodes verwalten".

Eltern und Schüler melden sich über einen 8-stelligen Zugangscode an. Diese Codes können Sie in Form einer PDF-Datei erstellen, die eine Seite pro Schüler beinhaltet, jeweils mit der Anleitung für die Anmeldung und dem individuellen Zugangscode. Dazu klicken Sie neben "Schüler/Eltern" auf "Zugangscodes verwalten".

Achtung: Es gibt getrennte Zugangscodes für Schüler und Eltern. Der wesentliche Unterschied ist, dass mit einem Schüleraccount keine Krankmeldung und kein Antrag auf Beurlaubung möglich ist. Achten Sie bitte darauf, die richtigen Codes auszugeben.

Nachdem Sie die bisherigen Schritte befolgt haben, sind alle Daten im System vorhanden und Sie sind als Administrator angemeldet. Um sich selbst als Lehrkraft anzumelden, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Getrennter Lehreraccount: Dazu befolgen Sie einfach die Anleitung auf Ihrem Anmeldezettel
• Lehrkraft und Administrator in einem Account: Dazu klicken Sie (eingeloggt als Administrator) rechts oben auf das Kopf-Symbol und dann auf "Code hinzufügen". Dort geben Sie Ihren Zugangscode ein.

Wenn es an Ihrer Schule unterschiedlichen Unterricht in A- und B-Wochen gibt: A-/B-Wochen (ist jedoch nicht relevant, wenn Sie Untis als Stundenplanprogramm verwenden)

Wenn Sie IServ verwenden: Einbindung in IServ