Was sind sinnvolle erste Schritte, um den Schulmanager einzurichten?

In diesem Dokument schlagen wir Ihnen erste Schritte vor, mit denen Sie sich mit dem Schulmanager vertraut machen, Daten importieren und Zugänge erstellen können.

Nachdem Sie alle vier Schritte abgearbeitet haben, was in der Regel 30 bis 60 Minuten dauert, haben Sie alle nötigen Daten importiert und Zugänge für weitere Benutzer erstellt.

Gerne unterstützen wir Sie bei diesen Schritten, rufen Sie uns dazu einfach an.

1 Schuldaten eingeben und Logo hochladen (Dauer: ca. 5 Minuten)

Klicken Sie oben unter "Module" auf "Verwaltung", um in die Verwaltung zu kommen. Jetzt können Sie links oben die Daten Ihrer Schule (Name, Telefonnummer, etc.) eingeben und rechts oben das Schullogo hochladen.


2 Daten aus der Schulverwaltungssoftware importieren (Dauer: ca. 10 Minuten)

Als nächstes importieren Sie die Daten aus Ihrer Schulverwaltungssoftware. Für einige Schulverwaltungsprogramme gibt es eine spezielle Schnittstelle. Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler etc. einfach aus einer Excel-Datei importieren.

Achten Sie bitte darauf, dass Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung online abschließen, bevor Sie reale Schülerdaten in den Schulmanager importieren. Sie finden den Vertrag zum Unterzeichnen in der Verwaltung unter "Sicherheit und Datenschutz".

  

2a Import aus ASV, SchILD-NRW, SibankPLUS, DaNiS, SaxSVS oder Indiware-Oberstufenverwaltung

Wenn Sie eines dieser Schulverwaltungsprogramme verwenden, finden Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" einen Button "Daten aus ... importieren". Über diesen startet der Importassistent, der Ihnen beschreibt, wie Sie für den Import weiter vorgehen. Dabei werden Schüler, Lehrkräfte, Klassen, Fächer, Unterrichtsverteilung (inklusive der Schüler in jedem Unterricht) importiert.

2b Import aus einem anderen Schulverwaltungsprogramm

Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler etc. über eine Excel-Datei importieren. Dazu klicken Sie unter "Allgemeine Daten" z. B. auf "Schüler" und dann auf "Schüler importieren". Hier reicht es, wenn Sie Schüler und Lehrkräfte importieren. Klassen werden beim Schülerimport automatisch angelegt.

Beim Import der Schüler benötigen Sie mindestens folgende Spalten:

  • Rufname
  • Nachname
  • Klasse
  • Jahrgangsstufe (nur, wenn Sie das Notenmodul verwenden)

Beim Import der Lehrkräfte benötigen Sie mindestens folgende Spalten:

  • Kürzel
  • Vorname
  • Nachname

Weitere Informationen zum Datenimport finden Sie unter: Allgemeine Informationen zum Datenimport

3 Stundenplan importieren/eingeben

Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie das Modul für die Anzeige von Stunden- und Vertretungsplan oder das Klassenbuch nutzen wollen.
Wenn Ihre Schule ein Stundenplanprogramm verwendet, können Sie den Stundenplan importieren. Ansonsten können Sie ihn eingeben.

3a Stundenplan importieren (Dauer: ca. 10 Minuten bis 1 Stunde)

Um Ihren Stundenplan zu importieren, klicken Sie in der Verwaltung auf "Stundenplan importieren". Der Importassistent führt Sie durch die nötigen Schritte.

Achtung: Wenn Sie in Schritt 2a bereits die Unterrichtsverteilung aus Ihrer Schulverwaltungssoftware importiert haben, ist es in diesem Schritt sehr wichtig, dass Sie zunächst die Zuordnungen der Klassen, Fächer und Lehrkräfte genau treffen und anschließend die Zuordnung der Kurse (sofern die Daten aus Stundenplanprogramm und Schulverwaltungssoftware nicht zu 100% übereinstimmen). Wenn Sie hier nicht genau arbeiten, bekommen Sie später verschiedene Probleme, unter anderem werden im Klassenbuch dann in verschiedenen Unterrichten nicht die richtigen Schüler angezeigt. Diese Zuordnungen sind der Grund dafür, dass dieser Schritt bis zu einer Stunde dauern kann. Nehmen Sie sich diese Zeit bitte und rufen Sie uns in jedem Fall an, wenn Sie sich unsicher sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Unterrichte aus Stundenplan und Schulverwaltungsprogramm importieren
Es gibt nur einen Fall, in dem Sie die Zuordnungen problemlos überspringen können: Wenn Sie den Schulmanager erst einmal nur grob testen wollen und später alle Daten löschen und neu importieren werden.

Sobald Sie den Stundenplan importiert haben, können Sie noch den Vertretungsplan hochladen bzw. die automatische Synchronisierung einrichten. Verwenden Sie dazu unter "Vertretungsplan" die Buttons "Importieren" bzw. "Synchronisieren", dort ist alles Weitere beschrieben.

3b Stundenplan eingeben (Dauer: ca. 5 Minuten pro Klasse)

Wenn Sie die Unterrichtsverteilung bereits aus Ihrer Schulverwaltungssoftware importiert haben, können Sie jetzt den Stundenplan über ein Steckbrett eingeben. Dazu klicken Sie in der Verwaltung auf den Button "Steckbrett".


Für jede Stunde können Sie auswählen, welcher der importierten Unterrichte stattfindet. Auch Doppelsteckungen sind möglich. Gekoppelte Unterrichte (z. B. Sport, Religion) werden direkt für alle Klassen übernommen.


4 Weitere Benutzer anlegen (Dauer: ca. 5 Minuten)

Nachdem Sie die Daten eingerichtet haben, können Sie weitere Benutzer anlegen. Das geht in der Verwaltung unter "Anmeldedaten".


Weitere Administratoren anlegen

Wenn Sie weitere KollegInnen als Administratoren einrichten wollen, klicken Sie auf "Administratoren verwalten". Anschließend können Sie E-Mail-Adressen eingeben. An diese E-Mail-Adresse wird dann ein Link geschickt, über den sich die Kollegin/der Kollege als Administrator anmelden kann. Sie können beliebig viele Administratoren erstellen.

Zugangscodes für Lehrkräfte erstellen

Die Lehrkräfte melden sich über einen 10-stelligen Zugangscode an. Diese Codes können Sie in Form einer PDF-Datei erstellen, die eine Seite pro Lehrkraft beinhaltet, jeweils mit der Anleitung für die Anmeldung und dem individuellen Zugangscode. Dazu klicken Sie neben "Lehrkräfte" auf "Zugangscodes verwalten".

Zugangscodes für Eltern und SchülerInnen erstellen

Eltern und Schüler melden sich über einen 8-stelligen Zugangscode an. Diese Codes können Sie in Form einer PDF-Datei erstellen, die eine Seite pro Schüler beinhaltet, jeweils mit der Anleitung für die Anmeldung und dem individuellen Zugangscode. Dazu klicken Sie neben "Schüler/Eltern" auf "Zugangscodes verwalten".
Achtung: Es gibt getrennte Zugangscodes für Schüler und Eltern. Der wesentliche Unterschied ist, dass mit einem Schüleraccount keine Krankmeldung und kein Antrag auf Beurlaubung möglich ist. Achten Sie bitte darauf, die richtigen Codes auszugeben.

Sich selbst als Lehrkraft anmelden

Nachdem Sie die bisherigen Schritte befolgt haben, sind alle Daten im System vorhanden und Sie sind als Administrator angemeldet. Um sich selbst als Lehrkraft anzumelden, gibt es zwei Möglichkeiten:
  • Getrennter Lehreraccount: Dazu befolgen Sie einfach die Anleitung auf Ihrem Anmeldezettel
  • Lehrkraft und Administrator in einem Account: Dazu klicken Sie (eingeloggt als Administrator) rechts oben auf das Kopf-Symbol und dann auf "Code hinzufügen". Dort geben Sie Ihren Zugangscode ein.
Weitergehende Informationen finden Sie unter: Wie melden sich Lehrkräfte, Schüler, Eltern und Administratoren an?

Weitere Schritte

Folgende Artikel können als nächstes für Sie interessant sein:
Wenn es an Ihrer Schule unterschiedlichen Unterricht in A- und B-Wochen gibt: A-/B-Wochen (ist jedoch nicht relevant, wenn Sie Untis als Stundenplanprogramm verwenden)
Wenn Sie IServ verwenden: Einbindung in IServ