In diesem Dokument schlagen wir Ihnen erste Schritte vor, mit denen Sie sich mit dem Schulmanager vertraut machen, Daten importieren und Zugänge erstellen können. Nachdem Sie alle vier Schritte abgearbeitet haben, was in der Regel 30 bis 60 Minuten dauert, haben Sie alle nötigen Daten importiert und Zugänge für weitere Benutzer erstellt.

Gerne unterstützen wir Sie bei diesen Schritten, rufen Sie uns dazu einfach an.

1. Schuldaten vervollständigen und Logo hochladen (Dauer: ca. 5 Minuten)

Klicken Sie oben unter "Module" auf "Verwaltung", um in die Verwaltung zu kommen. Jetzt können Sie links oben die Daten Ihrer Schule und des Ansprechpartners hinterlegen bzw. vervollständigen und rechts oben das Schullogo hochladen.

2. Daten aus der Schulverwaltungssoftware importieren (Dauer: ca. 10 Minuten)

Als Nächstes importieren Sie die Daten aus Ihrer Schulverwaltungssoftware. Für einige Schulverwaltungsprogramme gibt es eine spezielle Schnittstelle. Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler etc. einfach aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren .

Achten Sie bitte darauf, dass Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung online abschließen, bevor Sie reale Schülerdaten in den Schulmanager importieren. Sie finden den Vertrag zum Unterzeichnen in der Verwaltung unter "Sicherheit und Datenschutz".

2a) Import aus ASV, SchILD-NRW, SaxSVS, DaNiS, Indiware Abiturverwaltung, SibankPLUS oder LUSD

Wenn Sie eines dieser Schulverwaltungsprogramme verwenden, finden Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" einen Button "Daten aus ... importieren". Über diesen startet der Importassistent, der Ihnen beschreibt, wie Sie für den Import weiter vorgehen. Dabei können Schüler, Lehrkräfte, Klassen, Fächer und Unterrichtsverteilung (inklusive der Schüler in jedem Unterricht) importiert werden.

2b) Import aus einem anderen Schulverwaltungsprogramm

Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler, Lehrkräfte, Fächer etc. über eine Excel- oder CSV-Datei importieren. Dazu klicken Sie unter "Allgemeine Daten" jeweils auf "Schüler"/"Lehrkräfte" etc. und anschließend jeweils auf den Button "Schüler importieren"/"Lehrkräfte importieren" etc. Um Klassen zu importieren genügt es, die Schüler zu importieren. Die Klassen werden beim Schülerimport automatisch angelegt.

Beim Import der Schüler benötigen Sie mindestens folgende Spalten:

• Rufname

• Nachname

• Klasse

• Jahrgangsstufe (nur, wenn Sie das Noten- und/oder Zeugnis-Modul verwenden)

• Eine Spalte pro E-Mail-Adresse Schüler/Elternteil 1/Elternteil 2
  (optional, aber sehr sinnvoll, um Anmeldecodes per Mail an Schüler/Eltern zu versenden)

Beim Import der Lehrkräfte benötigen Sie mindestens folgende Spalten:

• Kürzel

• Vorname

• Nachname

Weitere Informationen zum Datenimport per Excel-/CSV-Datei finden Sie unter: Importe aus CSV-/Excel-Dateien.

Allgemeine Informationen zum Datenimport (aus Schulverwaltungs-, Stundenplan- und Vertretungsplanprogrammen) finden Sie in diesem Artikel.

3. Stundenplan eingeben/importieren (Dauer: ca. 5-60 Minuten)

Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie Module für eine Anzeige von Stunden- und Vertretungsplan oder das Klassenbuch nutzen wollen.

Einen Stundenplan können Sie im Schulmanager eingeben oder berechnen lassen (s. 3a). Wenn Sie ein externes Stundenplanprogramm verwenden, können Sie den Stundenplan auch importieren (s. 3b).

3a) Stundenplan erstellen

Im Modul Stundenplanung können Sie, nach einem Import der Unterrichtsverteilung aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm, Ihre Unterrichte über das Streckbrett zeitlich festlegen oder den Stundenplan automatisch berechnen lassen. Falls Sie keine Unterrichte aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm importieren, können Sie die Unterrichtsverteilung zuvor manuell im Modul Stundenplanung eingeben.

Für weitere Informationen hierzu s.: Erste Schritte im Modul Stundenplanung oder Wie ist der Ablauf im Modul Stundenplanung?

Alternativ, d. h. ohne das Modul Stundenplanung, könnten Sie nach einem Import der Unterrichtsverteilung die Unterrichte über ein vereinfachtes Steckbrett (s. Button "Steckbrett") in der Verwaltung zeitlich festlegen. Falls Sie keine Unterrichtsverteilung aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm importieren, dann könnten Sie Ihre Unterrichte zuvor manuell über die "Unterrichtsliste" in der Verwaltung eingeben.

3b) Stundenplan importieren

Um Ihren Stundenplan zu importieren, klicken Sie in der Verwaltung auf "Stundenplan importieren". Der Importassistent führt Sie durch die nötigen Schritte.

Achtung: Wenn Sie in Schritt 2a bereits die Unterrichtsverteilung aus Ihrer Schulverwaltungssoftware importiert haben, ist es in diesem Schritt sehr wichtig, dass Sie zunächst die Zuordnungen der Klassen, Fächer und Lehrkräfte, und anschließend die Zuordnung der Unterrichte (sofern die Daten aus Stundenplanprogramm und Schulverwaltungssoftware nicht zu 100% übereinstimmen) korrekt treffen.

Wenn Sie hier nicht genau arbeiten, kann das später zu verschiedenen Problemen führen, z. B. dass im Klassenbuch in den Unterrichten dann nicht die richtigen Schüler angezeigt werden. Diese Zuordnungen sind der Grund dafür, dass dieser Schritt bis zu einer Stunde dauern kann. Nehmen Sie sich diese Zeit für die Zuordnung der Daten bitte und rufen Sie uns in jedem Fall an, wenn Sie sich unsicher sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Unterrichte aus Stundenplan und Schulverwaltungsprogramm importieren
Es gibt nur einen Fall, in dem Sie die Zuordnungen problemlos überspringen können: Wenn Sie den Schulmanager erst einmal nur grob testen wollen und später alle Daten löschen und neu importieren werden.

Sobald Sie den Stundenplan importiert haben, können Sie noch den Vertretungsplan hochladen bzw. die automatische Synchronisierung einrichten. Verwenden Sie dazu unter "Vertretungsplan" die Buttons "Importieren" bzw. "Synchronisieren", dort ist alles Weitere beschrieben.

4. Benutzer hinzufügen und Anmeldecodes verwalten (Dauer: ca. 5 Minuten)

Nachdem Sie die Daten eingerichtet haben, können Sie weitere Benutzer anlegen und Anmeldecodes erstellen. Das geht in der Verwaltung unter "Anmeldung".

Weitere Administratoren anlegen

Wenn Sie weitere Kolleg:innen als Administratoren einrichten wollen, klicken Sie auf "Administratoren verwalten". Anschließend können Sie E-Mail-Adressen eingeben. An diese E-Mail-Adresse wird dann ein Link geschickt, über den sich die Kollegin/der Kollege als Administrator anmelden kann. Sie können beliebig viele Administratoren erstellen.

Zugangscodes für Lehrkräfte erstellen

Lehrkräfte melden sich über einen 10-stelligen Zugangscode an. Um diese Codes zu genieren, klicken Sie neben "Lehrkräfte" auf "Zugangscodes verwalten". Anschließend können Sie die individuellen Codes entweder per Mail verschicken oder für jede Lehrkraft ein PDF-Dokument mit einem Zugangscode erstellen lassen. Jede Mail bzw. jedes PDF-Dokument enthält automatisch auch eine Anleitung für die Anmeldung.

Zugangscodes für Eltern und Schüler erstellen

Eltern und Schüler melden sich über einen 8-stelligen Zugangscode an. Klicken Sie zum Erstellen dieser Codes zunächst neben "Schüler/Eltern" auf "Zugangscodes verwalten". Anschließend können Sie auch hier entscheiden, ob Sie die Codes per Mail versenden möchten oder ob für die Eltern bzw. Schüler je ein PDF-Dokument mit einem Zugangscode erstellt werden soll. Jede Mail bzw. jedes PDF-Dokument enthält dabei eine Anleitung für die Anmeldung.

Achtung: Es gibt getrennte Zugangscodes für Schüler und Eltern. Der wesentliche Unterschied ist, dass mit einem Schüleraccount keine Krankmeldung und kein Antrag auf Beurlaubung möglich ist. Achten Sie bitte darauf, die richtigen Codes auszugeben.

Sich selbst als Lehrkraft anmelden

Um sich selbst, neben der Rolle als Administrator, auch als Lehrkraft anzumelden, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Getrennter Lehreraccount: Dazu befolgen Sie einfach die Anleitung für die Anmeldung als Lehrkraft.

• Lehrkraft und Administrator in einem Account: Dazu klicken Sie (eingeloggt als Administrator) rechts oben auf das Kopf-Symbol und dann auf "Code hinzufügen". Dort geben Sie den Zugangscode für Ihren Lehreraccount ein.

Weitergehende Informationen finden Sie unter: Wie melden sich Lehrkräfte, Schüler, Eltern und Administratoren an?

Weitere Schritte

Nachdem Sie die obigen Schritte befolgt haben, sind alle Daten im System vorhanden und Sie können mit der Nutzung der Module starten. Genaueres dazu können Sie in den jeweiligen Artikeln "Erste Schritte im Modul ..." hier in unserer Online-Hilfe nachlesen (s. z. B. zum Modul Elternbriefe: Erste Schritte im Modul Elternbriefe).