Unterrichte aus Stundenplan und Schulverwaltungsprogramm importieren

    Wenn Sie das Klassenbuch-Modul nutzen, benötigt der Schulmanager die Stundenpläne und außerdem die Information, welche Schüler welchen Unterricht besuchen.

    Die Stundenpläne können Sie aus Ihrem Stundenplanprogramm importieren, die Information, welche Schüler welchen Unterricht besuchen (Kurslisten) können Sie aus verschiedenen Schulverwaltungsprogrammen importieren. Wenn Sie beides importieren, müssen Sie einige Dinge beachten, damit die Unterrichtsinformationen zusammengeführt werden können.

    Beide Systeme müssen konsistent sein

    Als erstes importieren Sie die Unterrichte aus Ihrem Schulverwaltungs-/Oberstufenverwaltungsprogramm, dann aus dem Stundenplan.

    Beim Import des Stundenplans versucht der Schulmanager, die Unterrichte aus dem Stundenplan zuzuordnen zu den bereits importierten Unterrichten. Dazu gleicht er die Unterrichte anhand von Fach, Klasse(n) und Lehrkraft ab.

    Damit dieser Abgleich funktioniert, ist es wichtig, dass jedem Unterricht in beiden Systemen das gleiche Fach, die gleiche(n) Klasse(n) und die gleiche Lehrkraft zugewiesen ist.

    Idealerweise heißen auch die Fächer und Klassen in beiden Systemen gleich. Wenn das jedoch nicht der Fall ist, kann hier beim Import eine Zuordnung getroffen werden.

    Ablauf des Imports

    Wichtig ist, dass Sie zuerst die Unterrichte aus Ihrem Schulverwaltungs-/Oberstufenverwaltungsprogramm importieren und im zweiten Schritt den Stundenplan.

    Beim Import aus dem Schulverwaltungs-/Oberstufenverwaltungsprogramm müssen Sie noch nichts beachten, beim Stundenplan müssen Sie jedoch folgende Punkte beachten:

    1. Klassen, Fächer und Lehrkräfte zuordnen

    Nachdem Sie die Stundenplandatei ausgewählt haben und festgelegt haben, welche Daten importiert werden sollen, kommt eine Ansicht, in der Sie Klassen, Fächer und Lehrkräfte zuordnen können. ACHTUNG: Dieser Schritt ist sehr wichtig, überspringen Sie das auf keinen Fall!

    1.1 Klassen

    Hier ordnen Sie die Klassen aus dem Stundenplan zu den bestehenden Klassen aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm zu. Wenn die Klassen den gleichen Namen in beiden Systemen haben, werden sie automatisch zugeordnet.

    In der Schulverwaltungssoftware gibt es jede Klasse (z. B. 7a, Q11) nur einmal. Im Stundenplan legen viele Schulen dagegen Klassen mehrmals an, z. B. bei aufgeteilten Klassen (z. B. 7a_1, 7a_2) oder in der Oberstufe (Q11P, Q11W). Diese müssen unbedingt der passenden Klasse aus der Schulverwaltungssoftware zugeordnet werden.

    1.2 Fächer

    Hier ordnen Sie die Fächer aus dem Stundenplan zu den bestehenden Fächern aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm zu. Wenn die Fächer das gleiche Kürzel oder den gleichen Namen in beiden Systemen haben, werden sie automatisch zugeordnet.

    In der Schulverwaltungssoftware gibt es jedes Fach (z. B. Deutsch, Englisch) nur einmal. Im Stundenplan legen viele Schulen dagegen Fächer mehrmals an, z. B. bei Oberstufenkursen (1e1, EN GK1, ...) oder aus anderen Gründen (z. B. Englisch 1). Auch diese Fächer müssen unbedingt dem passenden Fach aus der Schulverwaltungssoftware zugeordnet werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, schauen Sie nach, welche Unterrichte im Stundenplan dieses Fach haben und welches Fach diese Unterrichte in der Schulverwaltungssoftware haben.

    1.3 Lehrkräfte

    Die Lehrkräfte können in der Regel anhand des Kürzels automatisch zugeordnet werden. Wenn Lehrkräfte jedoch in Schulverwaltungssoftware und Stundenplan verschiedene Kürzel haben, könnten Sie hier eine Zuordnung treffen. Falls das bei Ihnen auftritt, empfehlen wir Ihnen aber eher, den Import abzubrechen und die Kürzel in beiden Systemen anzupassen.

    2. Unterrichte zuordnen

    Anhand von Klasse(n), Fach und Lehrkraft/Lehrkräften versucht der Schulmanager automatisch, die Unterrichte aus der Stundenplansoftware den bestehenden Unterrichten aus der Schulverwaltungssoftware/der Oberstufenverwaltung zuzuordnen.

    Wenn die Zuordnung eindeutig ist, bekommen Sie hier gar nichts angezeigt.

    Es gibt jedoch zwei Fälle, in denen Sie selbst Zuordnungen treffen müssen:

    • In der Schulverwaltungssoftware gibt es mehrere Unterrichte mit passender Klasse, Fach und Lehrkraft. In diesem Fall müssen Sie einen der Kurse auswählen

    • In der Schulverwaltungssoftware gibt es keinen Unterricht mit passender Klasse, Fach und Lehrkraft. In diesem Fall können Sie entweder einen der Unterrichte manuell auswählen, oder Sie lassen die Auswahl "Neu erstellen" bestehen, dann wird der Unterricht neu angelegt (das bietet sich an bei Pseudo-Unterrichten wie Sprechstunden, die es in der Schulverwaltungssoftware nicht gibt)

    Auch hier sollten Sie sehr genau arbeiten, damit in allen Unterrichten im Klassenbuch die richtigen Schüler angezeigt werden.

    Wichtiger Hinweis: Wenn bei Ihnen sehr viele Kurse auftauchen, die zugeordnet werden müssen, liegt das vermutlich daran, dass die Unterrichtsdaten in Ihrem Stundenplanprogramm von den Unterrichtsdaten in Ihrem Schulverwaltungsprogramm abweichen. Möglicherweise macht es in diesem Fall mehr Sinn, dass Sie die Unterrichte ausschließlich aus dem Stundenplanprogramm importieren. Dann ist keine Zuordnung notwendig. Der Schulmanager hat dann zunächst nicht die Information, welcher Schüler in welchem Kurs ist. Sie können aber in den Einstellungen des Klassenbuchs freigeben, dass alle Lehrkräfte für ihre Kurse die Schüler selbst zuordnen können.

    Checkliste

    Damit die Daten in Ihrer Schulverwaltungssoftware und im Stundenplan gut übereinstimmen und der Import reibungslos funktioniert, empfehlen wir Ihnen folgende Checkliste abzuarbeiten.

    • Die Kürzel der Lehrkräfte in beiden Systemen stimmen überein

    • Entweder, jedes Fach im Stundenplan gibt es genauso auch in der Schulverwaltungssoftware, oder es lässt sich zumindest eindeutig zu einem Fach in der Schulverwaltungssoftware zuordnen

      • Beispiel für eindeutige Zuordnung: Die Fächer "Englisch 1" und "Englisch 2" lassen sich eindeutig zu "Englisch" zuordnen

      • Negativbeispiel: Im Stundenplan gibt es das Fach "Differenzierung". Die Unterrichte mit diesem Fach haben aber in der Schulverwaltungssoftware eines der Fächer "Englisch", "Deutsch" oder "Mathematik"

    • Entweder, jede Klasse im Stundenplan gibt es genauso auch in der Schulverwaltungssoftware, oder sie lässt sich zumindest eindeutig zu einer Klasse in der Schulverwaltungssoftware zuordnen

      • Beispiel für eindeutige Zuordnung: Die Klassen "7a_1" und "7a_2" können eindeutig der Klasse "7a" zugeordnet weren.

      • Negativbeispiel: Im Stundenplan gibt es die Pseudo-Klasse "AG" für alle AGs, in der Schulverwaltungssoftware gibt es diese Klasse jedoch nicht, dort ist den AGs keine Klasse zugewiesen.

    • Allen Unterrichten sind in beiden Systemen die gleichen Klassen zugeordnet

      • Negativbeispiel 1: Es gibt einen Unterricht in "Evangelische Religionslehre" für alle fünften Klassen. In der 5b gibt es aber keinen evangelischen Schüler. Im Stundenplan sind dem Unterricht dennoch die Klassen 5a, 5b, 5c und 5d zugeordnet. In der Schulverwaltungssoftware dagegen nur die 5a, 5c und 5d.

      • Negativbeispiel 2: Die Sportkurse der 7. Klassen wurden kurz nach Beginn des Schuljahres noch anders aufgeteilt. Diese Änderung wurde in der Stundenplansoftware eingegeben, sie wurde jedoch nicht in die Schulverwaltungssoftware übernommen.

      • Negativbeispiel 3: Ein Wahlfach ist in der Schulverwaltungssoftware ohne Klasse, also klassenübergreifend, erstellt worden. In der Stundenplansoftware wurde dazu jedoch eine Pseudo-Klasse "AG" erstellt.

    • Allen Unterrichten sind in beiden Systemen die gleichen Lehrkräfte zugeordnet

      • Negativbeispiel 1: Team Teaching, das nur in der Stundenplansoftware, jedoch nicht in der Schulverwaltungssoftware eingegeben wurde

      • Negativbeispiel 2: Lehrkräfte wurden kurz nach Beginn des Schuljahres noch getauscht. Diese Änderung wurde in der Stundenplansoftware eingegeben, sie wurde jedoch nicht in die Schulverwaltungssoftware übernommen.

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