1. Daten importieren
Viele für die Stundenplanerstellung notwendige Daten können Sie aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm importieren. Das sind insbesondere die Lehrkräfte und Klassen, aber je nach Schulverwaltungsprogramm auch Fächer und Unterrichtsverteilung.
Wenn Sie die Unterrichtsverteilung mit Ihrem Schulverwaltungsprogramm erstellen, empfehlen wir Ihnen, diese möglichst final zu erstellen, bevor Sie diese erstmalig in den Schulmanager importieren und anschließend mit der Stundenplanerstellung beginnen.
2. Ersten Stundenplanentwurf erstellen
Sie können im Schulmanager mehrere Entwürfe des Stundenplans verwalten. Wenn Sie das Modul Stundenplanung zum ersten Mal öffnen, werden Sie aufgefordert, einen neuen Entwurf zu erstellen. Dazu vergeben Sie einfach einen Namen für den Entwurf. Wenn Sie die Unterrichtsverteilung bereits aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm importiert haben und übernehmen wollen, wählen Sie die Option "Stundenplandaten von außerhalb des Moduls "Stundenplanung" übernehmen".
3. Stammdaten manuell vervollständigen
Nachdem Sie den ersten Entwurf erstellt haben, öffnet sich automatisch der Reiter "Stammdaten". Hier können Sie Daten wie Lehrkräfte und Klassen nachbearbeiten und Daten wie Räume und Zeitraster, die nicht aus dem Schulverwaltungsprogramm importiert werden, eingeben. Bei Lehrkräften können Sie beispielsweise das Deputat eingeben und Stunden festlegen, in denen diese nicht verfügbar sind.
Optional können Sie eine Stundentafel eingeben: Hier legen Sie fest, welches Fach in welcher Jahrgangsstufe mit welcher Stundenzahl unterrichtet wird. Dies vereinfacht die Planung der Unterrichtsverteilung, indem die Stundenzahl bereits vorbelegt wird. Notwendig ist dies aber nicht.
4. Unterrichtsverteilung erstellen
Klicken Sie jetzt auf den Menüpunkt "Unterrichtsverteilung". Falls Sie die Unterrichtsverteilung aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm übernommen haben, sollte die Unterrichtsverteilung bereits gefüllt sein, ansonsten sehen Sie eine leere Tabelle.
Um einen neuen Unterricht für eine Klasse und ein Fach zu vergeben, klicken Sie in eine Tabellenzelle. Anschließend geben Sie die Lehrkraft und Wochenstundenzahl ein. Optional können Sie auch einen Raum, einen Kursnamen und eine Wochenperiodizität angeben.
Um auch Unterrichte einzugeben, die nicht auf eine Klasse bezogen sind (z. B. AGs), klicken Sie links oben auf "Unterrichtsmatrix" und dann auf "Unterrichte ohne Klasse". Jetzt können Sie über den Button "Hinzufügen" neue Unterrichte ohne Klasse erstellen.
Links oben finden Sie einen Button "Statistiken". Hier sehen Sie, welche Lehrkräfte bereits wie viele Stunden unterrichten.
5. Steckbrett
Klicken Sie in der Navigation auf den Menüpunkt "Steckbrett", um mit der konkreten Stundenplanung zu beginnen. Unten sehen Sie nach Klasse alle Unterrichte, die zu stecken sind. Diese können Sie durch Klicken und Ziehen an die richtige Stelle schieben. Alternativ können Sie auch in eine Stunde klicken und den gewünschten Unterricht auswählen. Der Schulmanager achtet darauf, dass Sie einen Unterricht nur an Stellen platzieren können, an denen sowohl die Lehrkraft als auch der Raum (sofern vergeben) verfügbar ist.
Links oben gibt es den Button "Ansicht", über den Sie die Darstellung ändern können. So ist es beispielsweise möglich, die Unterrichte nach Lehrkräften, statt nach Klassen, sortiert anzeigen zu lassen.
Die nach Lehrkräften sortierte Ansicht können Sie auch nutzen, um Unterrichte ohne Klasse zu planen. Klicken Sie hierfür in eine Stunde bei der entsprechenden Lehrkraft und wählen Sie den gewünschten Unterricht aus.
6. Ausgabe
Sobald der Stundenplan fertig ist, können Sie den Menüpunkt "Ausgabe" nutzen, um den Stundenplan zu veröffentlichen. Dadurch wird er auch außerhalb des Moduls Stundenplanung sichtbar, z. B. in den Modulen "Stundenplan" oder "Klassenbuch".
Außerdem können Sie hier u. a. Klassen-, Lehrer- und Raumpläne als PDF-Datei ausgeben.
7. Neue Versionen erstellen
Im Laufe des Schuljahres werden Sie in der Regel mehrere Versionen des Stundenplans erstellen müssen, beispielsweise bei längerer Krankheit von Kolleg:innen. In diesem Fall klicken Sie im Modul Stundenplanung auf den Menüpunkt "Unterrichtsverteilung". Hier klicken Sie auf den Button rechts oben, der den Namen Ihres Stundenplanentwurfs trägt und anschließend auf "Neuen Entwurf erstellen". Jetzt können Sie die Daten des vorhergehenden Entwurfs übernehmen und basierend darauf Veränderungen vornehmen.