Wie Sie das Sekretariat im Schulmanager anlegen, hängt davon ab, welche Aufgaben die Verwaltungsangestellten übernehmen sollen. Gewisse Aufgaben sind im Schulmanager nur mit der Administratorrolle möglich. In anderen Fällen ist es auch denkbar, das Sekretariat als Lehrkraft (mit weiteren Rollen) oder als Benutzer mit bestimmten Rollen anzulegen.
Option 1: Sekretariat als Administrator
Bestimmte Aufgaben im Schulmanager können nur von Administratoren erledigt werden, da nur diese Rolle Zugriff auf bestimmte Module und Bereiche im Schulmanager gewährt.
Wie Sie einen Benutzer als Administrator anlegen, erfahren Sie hier (Punkt 4).
Aufgaben im Modul Verwaltung
Das Modul Verwaltung ist nur für Administratoren sichtbar. Diese Administratorrolle ist also zwingend nötig, falls das Sekretariat z. B. eine der folgenden Aufgaben übernehmen soll:
Zugangscodes für Schüler:innen, Eltern oder Lehrkräfte erstellen und bei Login-Problemen unterstützen
Datenimporte durchführen und Daten verwalten/pflegen
Neue Benutzer und Gruppen im Schulmanager anlegen
Aufgaben in anderen Modulen, die nur mit Administratorrechten möglich sind
Die folgende Liste zeigt ausgewählte Beispiele (nicht vollständig!) für weitere Bereiche im Schulmanager, die ausschließlich Administratoren zugänglich sind. Generell sind in fast jedem Modul Einstellungen und Verwaltungsfunktionen der Administratorrolle vorbehalten.
Elternsprechtag/Elterngespräche: Elternsprechtage/Elterngespräche anlegen und verwalten
Kalender: Kategorien anlegen und verwalten, Termine in allen Kategorien eintragen
Nachrichten: z. B. Verteilerlisten anlegen und pflegen
Elternbriefe: Elternbriefe aller Klassen einsehen
Dokumente: Berechtigungen für Ordner und Dokumente verwalten
Beurlaubung: Beurlaubungen aller Schüler:innen genehmigen oder ablehnen
Hinweis: Administratoren können von Eltern und Schüler:innen nicht angeschrieben werden
Reine Administrator-Accounts sind im Modul Nachrichten für Eltern und Schüler:innen nicht erreichbar. Soll das Sekretariat auch von Eltern oder Schüler:innen kontaktiert werden können, legen Sie einen Verteiler "Sekretariat" an, der von Eltern und Schüler:innen angeschrieben werden darf (mehr dazu hier).
Option 2: Sekretariat ohne Administratorrechte
Wenn das Sekretariat keine der unter Option 1 genannten Aufgaben innehat, können Sie die Verwaltungsangestellten entweder als Lehrkräfte oder reine Benutzer mit zusätzlichen Rollen anlegen.
Welche Rollen es gibt und wie Sie diese vergeben, erfahren Sie in diesem Artikel: Erweiterte Berechtigungen durch zusätzliche Rollen
2.1 Sekretariat als Lehrkraft
Wählen Sie diese Option, wenn das Sekretariat Zugriff auf die Module Elternbriefe, Kalender, Dokumente oder Schulinformationen benötigt (reine Benutzer sehen diese Module nicht).
Lehrkräfte legen Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" → "Lehrkräfte" an.
Das Sekretariat ist damit automatisch Teil des Nachrichtenverteilers sowie der Gruppe "Alle Lehrkräfte" und hat dieselben Berechtigungen wie eine Fachlehrkraft.
Um dem Sekretariat mehr Rechte im Schulmanager zu geben, weisen Sie zusätzliche Rollen zu. Alternativ können Sie in den Einstellungen der Module die Rechte für alle Lehrkräfte erweitern (im Modul Dokumente bei den "Berechtigungen" oder im Modul Kalender unter "Kategorien").
Hinweis zum Modul Nachrichten:
Ob das Sekretariat von Eltern und Schüler:innen angeschrieben werden kann, hängt von Ihren Einstellungen ab: Gilt eine Einschränkung (z. B. Eltern/Schüler:innen können nur Klassenlehrkräfte oder unterrichtende Lehrkräfte anschreiben), weisen Sie dem Sekretariat eine Funktion zu (Verwaltung → "Allgemeine Daten" → "Lehrkräfte") und/oder nutzen Sie eine Verteilerliste.
2.2 Sekretariat als Benutzer
Diese Option ist nur in wenigen Fällen sinnvoll, z. B. wenn:
Sie zwingend vermeiden möchten, dass das Sekretariat automatisch in Berechtigungen oder Verteiler einbezogen wird, die für alle Lehrkräfte gelten.
das Sekretariat nur sehr spezifische Aufgaben übernehmen soll, für die alle Berechtigungen durch die im Schulmanager vorhandenen Rollen vergeben werden können (z. B. Fehlzeiten- und Zahlungsverwaltung)
Benutzer legen Sie in der Verwaltung → "Allgemeine Daten" → "Benutzeraccounts" an und können dort auch Rollen zuweisen.
Damit das Sekretariat außerdem Nachrichten an andere Personen im Schulmanager schreiben oder von diesen angeschrieben werden kann, müssen Sie es in das Modul Nachrichten einbinden. Mehr dazu hier.