Schulmanager Online Hilfe - Schülerdaten manuell aus der ASV Bayern exportieren

Hinweis: Für das aktuelle Schuljahr erfolgt der Import der Schülerdaten in der Regel über die direkte ASV-Schnittstelle im Schulmanager. Der manuelle Export aus der ASV ist nur in bestimmten Fällen notwendig – zum Beispiel, wenn Sie die neuen Erstklässler oder Fünftklässler des kommenden Schuljahres bereits vorab importieren möchten.

Aus der ASV-Bayern können Sie Schülerdaten exportieren und anschließend in den Schulmanager importieren.

Damit Sie das richtige Exportformat nicht manuell anlegen müssen, stellen wir eine fertige Vorlage bereit. Diese importieren Sie einmalig in die ASV – danach steht Ihnen das passende Exportformat direkt zur Verfügung.

Schritt 1: Vorlage in die ASV importieren

Laden Sie zunächst die Vorlage für das Exportformat herunter. Diese finden Sie am Ende dieses Artikels.

So importieren Sie die Vorlage in die ASV:

Öffnen Sie in der ASV die Exportformatbibliothek – entweder über „Datei → Verwaltung → Exportformatbibliothek" oder über „Auswertungen → Exportformate".
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Modulbezogene Funktionen" -> "Import/Export" -> "Exportformat importieren" und wählen dort die heruntergeladene Vorlage aus.

Die Vorlage ist nun in die ASV übernommen worden. Das neue Exportformat wird nun im Datenbereich "Schüler" in der Bibliothek angezeigt.

Schritt 2: Schülerdaten aus der ASV exportieren

Stellen Sie sicher, dass in der ASV das richtige Schuljahr ausgewählt ist.
Öffnen Sie die Exportformatbibliothek über "Datei" → "Verwaltung" → "Exportformatbibliothek" und wählen Sie das importierte Format „Schulmanager Schülerexport" aus.
Klicken Sie auf „Datensätze für den Export auswählen". Es öffnet sich ein Fenster.
Wählen Sie rechts alle gewünschten Klassen aus
Wählen Sie als Exportziel "Datei" aus und geben über "Durchsuchen" einen Speicherort an.
Klicken Sie auf "Export ausführen".

Schritt 3: Schülerdaten in den Schulmanager importieren

Navigieren Sie im Schulmanager in der Verwaltung zu „Allgemeine Daten" → „Schüler" und klicken Sie auf „Schüler importieren". Laden Sie dort die exportierte Datei hoch.

Achten Sie beim Import darauf, die Spaltenüberschriften korrekt den Feldern im Schulmanager zuzuordnen – insbesondere die Spalte „Rufname" (nicht „Vorname"!) muss dem Feld „Rufname" zugewiesen werden.

Wenn Sie zukünftige Erstklässler oder Fünftklässler importieren möchten, lesen Sie bitte den Artikel Import von Schülern, die erst im nächsten Schuljahr an die Schule kommen

Weitere Informationen zu CSV- und Excel-Importen finden Sie hier.