Im aktuellen Schuljahr ist es bereits möglich, die neuen Erstklässler oder Fünftklässler des kommenden Schuljahres in den Schulmanager zu importieren. Dabei kann allerdings nicht die Schnittstelle zu Ihrem Schulverwaltungsprogramm verwendet werden, da hierüber nur Schüler des aktuellen Schuljahres importiert werden können. Stattdessen benötigen Sie eine Excel-Datei, in der ausschließlich die Schüler sind, die nächstes Jahr neu an die Schule kommen.
Weitere Informationen zum Export solch einer Datei aus der ASV-Bayern bzw. der ASV-BW finden Sie hier: Schüler-Stammdatenexport aus der ASV
Anforderungen an die Excel-Datei
Diese Datei muss mindestens die folgenden drei Spalten beinhalten: "Rufname", "Nachname" und "Klasse". Bitte beachten Sie, dass im Feld "Rufname" nur der Rufname eine:r Schüler:in (und nicht alle Vornamen) enthalten sein darf.Wenn Sie die Module Noten oder Zeugnisse verwenden, ist eine vierte Spalte "Jahrgangsstufe" notwendig. Sie können auch überlegen, ob Sie die Eltern-E-Mail-Adresse als weitere Spalte mit aufnehmen - dann können Sie direkt Elternbriefe sowie Zugangscodes für eine Anmeldung im Schulmanager verschicken.
Klasse und Jahrgang dürfen dabei nicht die Klasse/der Jahrgang sein, in der/in dem die Schüler im nächsten Schuljahr sein werden, sondern müssen sich klar von den bestehenden Klassen/Jahrgängen abgrenzen.
Die Excel-Datei könnte beispielsweise so aussehen:
Weitere Informationen dazu, welche Daten per CSV-/Excel-Import zusätzlich eingelesen werden können, finden Sie hier.
Erstellung der Excel-Datei
Um eine Excel-Datei zu erhalten, die den obigen Anforderungen entspricht, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:Erstellen Sie in Ihrer Schulverwaltungssoftware eine Excel-Datei mit allen Schülern, die im nächsten Jahr an die Schule kommen, mit den Spalten "Vorname" und "Nachname", sowie ggf. der Eltern-E-Mail-Adresse. Die Spalten "Klasse" bzw. "Jahrgangsstufe" brauchen Sie hier explizit nicht.
Öffnen Sie diese Datei in Excel.
Fügen Sie eine weitere Spalte "Klasse" hinzu und tragen Sie hier bei jedem Schüler den gleichen Wert ein, z. B. "Neu" (bei einer zusätzlichen Spalte "Jahrgang" könnten Sie z. B. als Wert "0" wählen).
Speichern Sie die Excel-Datei ab.
Import der Excel-Datei im Schulmanager
Klicken Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" auf "Schüler" und dort auf "Schüler importieren".
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Im Verlauf des Imports werden Sie gefragt, wie Sie mit Schülern, die nicht in der Importdatei vorhanden sind, umgehen wollen. Hier wählen Sie bei jeder Klasse die Option "Diese Schüler beibehalten".
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Anschließend werden diese Schüler noch einmal aufgelistet. Unterhalb finden Sie in zwei Dropdown-Menüs folgende Auswahlmöglichkeiten:
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Klicken Sie hier auf "Unter diesen Schülern sind auch echte Schüler" und auf "Die Importdatei enthält NICHT alle Schüler unserer Schule, sondern nur einen Teil".
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Danach klicken Sie auf "Weiter".
Bei der Frage, ab wann die importierten Daten gültig gemacht werden sollen, können Sie das heutige Datum angeben.
Elternbriefe verschicken
Wenn Sie über den Excel-Import die E-Mail-Adressen der Eltern eingelesen haben, können Sie an diese nun schon Elternbriefe verschicken - auch ohne vorherige Anmeldung der Eltern.
Anmeldecodes erstellen
Sie können den Eltern der Schüler, die im nächsten Schuljahr an die Schule kommen, auch bereits einen Zugang für den Schulmanager einrichten. Dazu klicken Sie in der Verwaltung unter "Anmeldung" neben "Schüler/Eltern" auf "Zugangscodes verwalten" und folgen der Beschreibung.
Was passiert am Anfang des nächsten Schuljahres?
Wenn Sie am Anfang des neuen Schuljahres die Datei mit allen Schülern des neuen Schuljahres importieren, bleiben die Schüler im System, werden in die richtige Klasse versetzt, und die Eltern behalten ihre Accounts.