Im aktuellen Schuljahr ist es bereits möglich, die neuen Erstklässler oder Fünftklässler des kommenden Schuljahres in den Schulmanager zu importieren. Dabei kann allerdings nicht die Schnittstelle zu Ihrem Schulverwaltungsprogramm verwendet werden, da hierüber nur Schüler des aktuellen Schuljahres importiert werden können. Stattdessen benötigen Sie eine Excel-Datei, in der ausschließlich die Schüler sind, die nächstes Jahr neu an die Schule kommen.
Weitere Informationen zum Export solch einer Datei aus der ASV-Bayern bzw. der ASV-BW finden Sie hier:
Schüler-Stammdatenexport aus der ASV
Anforderungen an die Excel-Datei
Diese Datei muss mindestens die folgenden drei Spalten beinhalten: "Rufname", "Nachname" und "Klasse". Bitte beachten Sie, dass im Feld "Rufname" nur der Rufname der Schüler (und nicht alle Vornamen) enthalten sein darf.Wenn Sie die Module Noten und/oder Zeugnisse verwenden, ist eine vierte Spalte "Jahrgangsstufe" notwendig. Sie können auch überlegen, ob Sie die Eltern-E-Mail-Adresse(n) als weitere Spalte(n) mit aufnehmen - dann können Sie direkt Elternbriefe sowie Zugangscodes für eine Anmeldung im Schulmanager verschicken.
Klasse und Jahrgang dürfen dabei nicht die Klasse/der Jahrgang sein, in der/in dem die Schüler im nächsten Schuljahr sein werden, sondern müssen sich klar von den bestehenden Klassen/Jahrgängen abgrenzen.
Die Excel-Datei könnte beispielsweise so aussehen:
Weitere Informationen dazu, welche Daten per CSV-/Excel-Import zusätzlich eingelesen werden können, finden Sie hier.
Erstellung der Excel-Datei
Um eine Excel-Datei zu erhalten, die den obigen Anforderungen entspricht, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:Erstellen Sie in Ihrer Schulverwaltungssoftware eine Excel-Datei mit allen Schülern, die im nächsten Jahr an die Schule kommen, mit den Spalten "Vorname" und "Nachname", sowie ggf. der Eltern-E-Mail-Adresse. Die Spalten "Klasse" bzw. "Jahrgangsstufe" brauchen Sie hier explizit nicht.
Öffnen Sie diese Datei in Excel.
Fügen Sie eine weitere Spalte "Klasse" hinzu und tragen Sie hier bei jedem Schüler den gleichen Wert ein, z. B. "Neu" (bei einer zusätzlichen Spalte "Jahrgang" könnten Sie z. B. als Wert "0" wählen).
Speichern Sie die Excel-Datei ab.
Import der Excel-Datei im Schulmanager
Klicken Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" auf "Schüler" und dort auf "Schüler importieren".
-
Im Verlauf des Imports werden Sie gefragt, ob Sie die neue(n) Klasse(n) der Schüler des kommenden Schuljahres einer im Schulmanager schon bestehenden Klasse zuordnen oder sie neu erstellen möchten. Wählen Sie hier (jeweils) die Option "Diese Klasse neu im Schulmanager erstellen":
Danach klicken Sie auf "Weiter".
- Nun folgt ein Abgleich der bereits im Schulmanager vorhandenen Schüler mit den Schülern aus der Importdatei:
Achten Sie an dieser Stelle darauf, dass die Schüler des kommenden Schuljahres neu erstellt werden (und nicht bereits vorhandenen Schülern zugeordnet werden).
Unterhalb der Auflistung der neuen Schüler werden Ihre bisher schon im Schulmanager bestehenden Schüler angezeigt, die nicht in der Importdatei enthalten sind. Wählen Sie bitte unten links (unter dem gelben Kasten) aus, dass alle verbleibenden Schüler in eine der drei aufgezählten Kategorien fallen (da diese Schüler erwartungsgemäß nicht in der Importdatei enthalten sind). Klicken Sie dann auf "Weiter":
-
Jetzt öffnet sich ein Fenster, über das Sie bestätigen, dass Sie alle bisher schon im Schulmanager existierenden Klassen und Schüler behalten möchten. Die Option "Alle Schüler behalten" ist bereits standardmäßig ausgewählt. Sie können dann unten rechts auf "Weiter" klicken.
-
Zuletzt erscheint die Frage, ab wann die importierten Daten gültig gemacht werden sollen. Hier können Sie das aktuelle Datum angeben.
Elternbriefe verschicken
Wenn Sie über den Excel-Import die E-Mail-Adressen der Eltern eingelesen haben, können Sie an diese nun schon Elternbriefe verschicken - auch ohne vorherige Anmeldung der Eltern.
Anmeldecodes erstellen
Sie können den Eltern der Schüler, die im nächsten Schuljahr an die Schule kommen, auch bereits einen Zugang für den Schulmanager einrichten. Dazu klicken Sie in der Verwaltung unter "Anmeldung" neben "Schüler/Eltern" auf "Zugangscodes verwalten" und folgen der Beschreibung.
Was passiert am Anfang des nächsten Schuljahres?
Wenn Sie am Anfang des neuen Schuljahres die Datei mit allen Schülern des neuen Schuljahres importieren, bleiben die Schüler im System, werden in die richtige Klasse versetzt, und die Eltern behalten ihre Accounts.
Über nachfolgenden Link finden Sie ein Video, das noch einmal die Schritte des Imports neuer Schüler im Schulmanager aufzeigt:
Import von Schülern, die erst im nächsten Schuljahr an die Schule kommen