Über den Stammdatenexport der ASV können Schülerdaten in eine Excel-Datei exportiert werden, um anschließend in den Schulmanager importiert zu werden.
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Bevor Sie den Export starten, achten Sie darauf, dass in der ASV das richtige Schuljahr ausgewählt ist. Danach öffnen Sie zunächst das Modul "Schüler". Anschließend klicken Sie im Reiter "Modulbezogene Funktionen" auf "Stammdatenexport" (ASV-Bayern) bzw. auf "Schüler exportieren" (ASV-BW).
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Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die zu exportierende(n) Jahrgangsstufe(n) und Klasse(n) einzeln markieren und in den zu exportierenden Datensatz übernehmen können. Über den Button "Auswahl (alle/keinen)" können Sie ganze Klassen oder Jahrgangsstufen für den Export anwählen. Der Bereich rechts im Fenster "Ausgewählte Schüler für Stammdatenexport" zeigt Ihnen an, welche Schüler:innen Sie bereits für den Export ausgewählt haben.
Der Export kann angestoßen werden, indem Sie unten rechts im Fenster auf den Button "Export durchführen" klicken. Rufen Sie dann einen Speicherort für die Exportdatei auf, vergeben Sie einen passenden Dateinamen und achten Sie darauf, dass als Dateityp "Excel" angezeigt wird.
Im Schulmanager kann die soeben exportierte Datei im Verwaltungsbereich unter "Allgemeine Daten" → "Schüler" → "Schüler importieren" hochgeladen werden.
Sollten Sie im Schulmanager die Module "Noten" und/oder "Zeugnisse" verwenden, dann muss vor dem Import manuell eine zusätzliche Spalte für die Jahrgangsstufe angelegt und entsprechend befüllt werden.
Achten Sie beim Import bitte darauf, die Spaltenüberschriften der Excel-Datei korrekt den Felderbezeichnungen im Schulmanager zuzuordnen. Dabei ist es besonders wichtig, die Spalte "Rufname" (nicht "Vorname"!) dem Feld "Rufname" zuzuweisen.
Wenn Sie diesen ASV-Export nutzen möchten, um zukünftige Erstklässler oder Fünftklässler in den Schulmanager zu importieren, achten Sie bitte darauf, die Excel-Datei (wie nachfolgend beschrieben) vor dem Import entsprechend anzupassen. S. Import von Schülern, die erst im nächsten Schuljahr an die Schule kommen