Wenn sich Daten von Schüler:innen/Eltern oder Lehrkräften ändern - z. B., weil sie neue Telefonnummern oder E-Mail-Adressen haben - können Sie diese jederzeit durch einen erneuten Import aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm oder einer Excel-/CSV-Datei aktualisieren. Vermeiden Sie manuelle Änderungen im Schulmanager, da diese beim nächsten Import ggf. überschrieben werden können.
Zum Import wechseln Sie in die Verwaltung: Den Import aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm starten Sie über den Button "Aus [Name Ihres Schulverwaltungsprogramms] importieren". Im nächsten Schritt wählen Sie die Option "Nur Schüler und Lehrkräfte importieren". Wenn Sie aus Excel-/CSV-Dateien importieren, finden Sie die Option zum Import in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" in den einzelnen Bereichen (z. B. "Schüler" oder "Lehrkräfte").
Was passiert beim erneuten Import mit den schon vorhandenen Daten im Schulmanager?
Grundsätzlich gilt: Daten aus der Importdatei ersetzen die vorhandenen Einträge im Schulmanager – außer das entsprechende Feld ist in der Importdatei leer. Dann bleibt der bisherige Eintrag im Schulmanager erhalten.
Fall A: In der Importdatei gibt es für einen Elternteil eine neue E-Mail-Adresse
In diesem Fall wird bei den Kontaktdaten dieses Elternteils die im Schulmanager vorhandene E-Mail-Adresse A durch die neue E-Mail-Adresse B in der Importdatei ersetzt. Gab es noch keine E-Mail-Adresse im Schulmanager, ist nach dem Import ebenso die neue E-Mail-Adresse B hinterlegt. Wenn bei diesem Elternteil mehrere E-Mail-Adressen im Schulmanager eingetragen waren, werden diese durch die E-Mail-Adresse B ersetzt.
Kurz: Der neue Wert aus der Importdatei überschreibt den vorhandenen im Schulmanager.
Fall B: In der Importdatei gibt es keine E-Mail-Adresse
In diesem Fall bleibt das Datenfeld "E-Mail-Adresse" im Schulmanager bei diesem Elternteil unberührt: War bisher keine E-Mail-Adresse im Schulmanager eingetragen, bleibt das Feld leer - in der Importdatei gibt es schließlich auch keinen Eintrag.
Ist im Schulmanager bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird sie durch den Import nicht gelöscht: Wenn Sie z. B. manuell E-Mail-Adressen im Schulmanager eingetragen haben, bleiben diese in einem solchen Fall erhalten.
Kurz: Ein leeres Datenfeld in der Importdatei führt nicht zu einer Löschung, sondern zu einem Ignorieren des Datenfelds im Schulmanager.
Beispiel-Screenshot: Datenfelder eines Elternteils
Beispiele: Erneuter Import von E-Mail-Adressen von Schüler:innen/Eltern oder Lehrkräften
E-Mail-Adresse(n) in der Importdatei |
Bestehende E-Mail-Adresse(n) im Schulmanager |
Ergebnis des Imports: E-Mail-Adresse(n) im Schulmanager |
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