Wenn bei einem Unterricht im Rahmen der automatischen Zuordnung kein passendes Pendant in den bereits importieren Unterrichten gefunden wurde, werden Sie aufgefordert, diesen manuell zuzuordnen, siehe Zuordnung der Unterrichte. Bei einer kleinen Zahl von Abweichungen kann es reichen, wenn Sie die Zuordnung an dieser Stelle vornehmen. Wenn dagegen eine große Anzahl von Unterrichten nicht zugeordnet werden konnte, empfehlen wir Ihnen, die Ratschläge in diesem Artikel zu beachten.
* Wir verwenden in diesem Artikel die Begriffe "Unterricht" und "Kurs" synonym. Das Wort "Kurs" verwenden wir tendenziell eher, wenn es sich um einen Unterricht handelt, der nicht im Klassenverband unterrichtet wird.
Woran kann es liegen, wenn so viele Unterrichte zugeordnet werden müssen?
Wenn Ihnen beim Erstimport des Stundenplans (nachdem Sie bereits aus dem Schulverwaltungsprogramm importiert haben) sehr viele Unterrichte angezeigt werden, die Sie zuordnen müssen, liegt dies in der Regel daran, dass die Unterrichte in Ihrem Schulverwaltungsprogramm anders angelegt wurden als im Stundenplanprogramm.
Das kann konkret z. B. heißen:
- Die Fächer haben in beiden Programmen verschiedene Kürzel (z. B. "Sp" im Schulverwaltungsprogramm und "SPO" im Stundenplan für Sport) und wurden bei der Zuordnung der Fächer nicht einander zugeordnet
- Die Klassen heißen in beiden Programmen verschieden (z. B. "5a" im Schulverwaltungsprogramm und "5 A" im Stundenplan) und wurden bei der Zuordnung der Klassen nicht einander zugeordnet
- Die Lehrkräfte haben in beiden Programmen verschiedene Kürzel (z. B. wenn eine Änderung des Kürzels aufgrund von Heirat nur in einem der beiden Programme vorgenommen wurde) und wurden bei der Zuordnung der Lehrkräfte nicht einander zugeordnet
- Dem Unterricht ist in einem Programm eine andere Lehrkraft als im anderen Programm zugeordnet
- Nur, wenn Sie Untis als Stundenplanprogramm verwenden: Ein Unterricht ist im Schulverwaltungsprogramm als Unterricht der ganzen Klasse angelegt, in Untis wurde dem Unterricht jedoch eine Schülergruppe gegeben (was bedeutet, dass es kein Unterricht der ganzen Klasse ist)
- Nur, wenn Sie Indiware als Stundenplanprogramm verwenden: Ein Unterricht ist im Schulverwaltungsprogramm als Unterricht der ganzen Klasse angelegt, in Indiware wurde dem Unterricht jedoch eine Gruppe gegeben (was bedeutet, dass es kein Unterricht der ganzen Klasse ist)
- Im Schulverwaltungsprogramm gibt es zwei Sportkurse, einmal für 5a/5b, einmal für 5c/5d, während die 5. Klassen im Stundenplan wie folgt in Sport aufgeteilt sind: einmal 5a/5c, einmal 5b/5d
- Einem Unterricht wurde im Schulverwaltungsprogramm keine Klasse zugewiesen (Beispiel ASV: Wenn Sie einen Unterricht im "besonderen Unterricht" anlegen, bedeutet das, dass er keine Klasse hat), im Stundenplanprogramm wurde dem Unterricht dann jedoch eine Klasse zugewiesen.
Allgemein gesprochen können alle Unstimmigkeiten bezüglich eines Unterrichts zwischen Schulverwaltungsprogramm und Stundenplanprogramm dazu führen, dass der Unterricht nicht automatisch zugeordnet werden kann. Erfahrungsgemäß gibt es hier besonders große Unterschiede, wenn verschiedene Personen für die Pflege von Schulverwaltungsprogramm und Stundenplanprogramm zuständig sind, diese sich wenig austauschen und auch nicht die Schnittstelle zwischen Schulverwaltungsprogramm und Stundenplanprogramm nutzen. Außerdem treten Unstimmigkeiten oft auf, wenn es noch einmal Änderungen an den Unterrichten gab, die z. B. nur im Stundenplan vorgenommen wurden, jedoch nicht im Schulverwaltungsprogramm.
Was können wir tun, wenn es bei uns große Unstimmigkeiten zwischen Schulverwaltungsprogramm und Stundenplanprogramm gibt?
Wenn Sie bei der Zuordnung der Unterrichte feststellen, dass es an Ihrer Schule bei vielen Unterrichten Unstimmigkeiten zwischen beiden Programmen gibt, empfehlen wir, den Import nicht einfach fortzusetzen.
In diesem Fall sollten Sie zunächst überlegen, ob sich für Sie der Aufwand lohnt, die Unterrichte aus beiden Programmen zusammenzuführen. Wenn Sie die Unterrichte zusammenführen, hat das für Sie zwar den Vorteil, dass der Schulmanager zu jedem Unterricht aus dem Stundenplan direkt weiß, welche Schüler den Unterricht besuchen. Wenn es große Unstimmigkeiten gibt, ist es jedoch häufig wesentlich einfacher und zeitsparender, im Schulmanager nur den Stundenplan zu importieren. Sie können dann den Lehrkräften erlauben, im Schulmanager für ihre Kurse die Schüler selbst zuzuordnen.
Wenn Sie die Unterrichte trotz der Unstimmigkeiten sowohl aus dem Schulverwaltungsprogramm als auch aus dem Stundenplanprogramm importieren wollen, ist es in der Regel notwendig, dass Sie in mindestens einem der Programme Anpassungen vornehmen, so dass die Daten aus beiden Systemen übereinstimmen. Manchmal ist dies ganz einfach, manchmal dauert es aber auch sehr lange und ist sehr frustrierend. Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie gerne unseren Support nach einer Einschätzung fragen oder sich einfach mal eine halbe Stunde Zeit nehmen und sehen, wie weit Sie kommen.
Wie gehen wir vor, wenn wir uns entscheiden, dass wir die Unterrichtsdaten aus beiden Programmen importieren wollen?
Wenn Sie aus beiden Programmen importieren wollen, müssen Sie zunächst herausfinden, an welchen Stellen sich die Daten der beiden Programme unterscheiden. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang sehr zeitaufwändig sein kann und dass es häufig erforderlich ist, dies gemeinsam mit den Personen zu tun, die das Schulverwaltungsprogramm und das Stundenplanprogramm pflegen.
1. Zuordnung von Fächern, Klassen und Lehrkräften prüfen
Bitte prüfen Sie zunächst, ob Sie die Zuordnung der Fächer, Zuordnung der Klassen und die Zuordnung der Lehrkräfte korrekt vorgenommen haben (weitere Details in den jeweiligen Links). Wenn Sie hier Fehler gemacht haben, löschen Sie am besten noch einmal alle Fächer, Klassen und Lehrkräfte im Schulmanager und starten alle Importe frisch.
Ein Beispiel: Eine Lehrkraft hat kürzlich geheiratet und einen neuen Nachnamen angenommen, Sie haben den Namen aber bisher nur im Stundenplanprogramm geändert, nicht im Schulverwaltungsprogramm. Der Schulmanager erkennt dann erst einmal nicht, dass es sich um die gleiche Lehrkraft handelt und bittet Sie um eine manuelle Zuordnung. Wenn Sie diese nicht korrekt vornehmen, denkt der Schulmanager, es handelt sich um zwei verschiedene Lehrkräfte. So können alle Unterrichte dieser Lehrkraft nicht automatisch zugeordnet werden.
2. Stichprobenartig Unterrichte prüfen
Prüfen Sie stichprobenartig einige der zur Zuordnung angezeigten Unterrichte und versuchen Sie herauszufinden, inwiefern sich der jeweilige Unterricht zwischen Schulverwaltungsprogramm und Stundenplanprogramm unterscheidet. Einige Hinweise dazu finden Sie im Artikel Zuordnung der Unterrichte. In der Regel ist es hilfreich, Stundenplanprogramm und Schulverwaltungsprogramm parallel zu öffnen, um die Daten vergleichen zu können.
Wenn es sich um Unterrichte handelt, die es nur im Stundenplanprogramm und NICHT im Schulverwaltungsprogramm gibt, z. B. Pseudo-Unterrichte wie Sprechstunden, können Sie diese bei der Zuordnung bedenkenlos ignorieren.
Wenn Sie bei einem Unterricht nicht verstehen, warum dieser nicht zugeordnet werden konnte, laden Sie sich gerne unsere Fernwartungssoftware AnyDesk herunter und rufen unseren Support an. Wir können uns dann auf Ihren Rechner schalten und Ihnen eine Einschätzung geben.
3. Entscheiden, ob alle Unterrichte angepasst werden sollen
Nachdem Sie einige Unterrichte stichprobenartig geprüft haben, sollten Sie ein Bild bekommen, welche Unstimmigkeiten es konkret gibt und einschätzen können, wie aufwändig es ist, die beiden Programme anzupassen. Auf dieser Basis können Sie entscheiden, ob Sie die Unstimmigkeiten zwischen beiden Programmen beheben wollen oder sich doch entscheiden, die Unterrichte nur aus dem Stundenplanprogramm zu importieren.
Wichtig: Wenn es an Ihrer Schule große Unstimmigkeiten haben, sollten Sie auf jeden Fall entweder diese direkt vor Nutzungsbeginn des Schulmanager angleichen oder sich entscheiden, die Unterrichte nur aus dem Stundenplanprogramm zu importieren. Wenn Sie trotz der Unstimmigkeiten aus beiden Systemen importieren, führt dies zu einem Datenchaos, das Sie nur durch Löschung aller Daten und einen kompletten Neustart beheben können.
4. ggf. alle Unterrichte anpassen und neu importieren
Wenn Sie sich dazu entschieden haben, alle Unterrichte anzupassen, lassen Sie bitte zunächst die Schulmanager-Ansicht, in der Sie die Unterrichte zuordnen können, offen. Gehen Sie alle Unterrichte durch und passen Sie die beiden Importprogramme so an, dass die Unterrichtsdaten übereinstimmen. Wenn Sie alle Unstimmigkeiten behoben haben, können Sie das Importfenster schließen und den Import neu starten.
Achtung: Wenn Sie auch im Schulverwaltungsprogramm Änderungen vorgenommen haben, ist es nötig, dass Sie zunächst im Schulmanager alle bereits importierten Unterrichte löschen (über Verwaltung > Schuljahr 20xx/yy > Unterrichtsliste) und dann neu aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren, bevor Sie erneut aus dem Stundenplanprogramm importieren.
Wie gehen wir vor, wenn wir uns entscheiden, dass wir die Unterrichtsdaten nur aus dem Stundenplanprogramm importieren wollen?
Wenn es große Unstimmigkeiten zwischen beiden Systemen gibt, ist es häufig eine gute Entscheidung, die Unterrichtsdaten nur aus dem Stundenplanprogramm zu importieren. Allerdings haben Sie den Import aus dem Schulverwaltungsprogramm ja bereits vorgenommen. Klicken Sie daher im Schulmanager in der Verwaltung unter "Schuljahr 20xx/yy" auf "Unterrichtsliste" und löschen Sie alle Unterrichte. Anschließend importieren Sie den Stundenplan erneut - jetzt sollten die Zuordnungen der Unterrichte nicht mehr auftauchen und der Import einfach durchlaufen.
Wenn Sie ein Modul nutzen, für das die Zuordnung von Schülern zu Unterrichten notwendig ist (insbesondere Klassenbuch, Noten und Lernen), dann sollte die Zuordnung der Schüler zu Kursen im Schulmanager vorgenommen werden. Sie können in den Einstellungen des Moduls "Klassenbuch" einstellen, dass die Lehrkräfte für ihre eigenen Kurse selbst Schüler zuordnen können.
Noch ein Hinweis: Falls Sie Module verwenden, für die die Zuordnung von Schülern zu Unterrichten notwendig ist (insbesondere Noten und Lernen), jedoch keine Module, für die auch der Stundenplan notwendig ist (insbesondere Klassenbuch und Stundenplan), macht es vielleicht auch Sinn, dass Sie die Unterrichte ausschließlich aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren und keinen Import aus dem Stundenplanprogramm vornehmen. Auch so ersparen Sie sich die Zuordnung.
Wie stellen wir sicher, dass die Daten der beiden Programme im nächsten Schuljahr besser übereinstimmen?
Haben Sie das Ziel, dass die Zuordnung der Unterrichte im nächsten Schuljahr besser funktioniert? Hier geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass die Daten der beiden Programme im nächsten Schuljahr besser übereinstimmen.
Zunächst ist es wichtig, dass Sie es zur Priorität machen, dass sowohl der Datenstand im Schulverwaltungsprogramm als auch im Stundenplanprogramm möglichst genau die Realität abbilden. Wenn die beiden Programme von verschiedenen Personen gepflegt werden, ist es essentiell, dass alle beteiligten Personen gut miteinander kommunizieren, wenn z. B. Änderungen vorgenommen werden.
Darüber hinaus empfehlen wir stark, die Schnittstelle zwischen Ihrem Schulverwaltungsprogramm und Ihrem Stundenplanprogramm zu verwenden: Fast alle Programme bieten eine entsprechende Schnittstelle, die es erlaubt, die Unterrichtsverteilung aus dem Schulverwaltungsprogramm in das Stundenplanprogramm zu übertragen und teilweise auch andersherum. Schulen, die diese Schnittstelle verwenden, haben erfahrungsgemäß so gut wie keine Probleme beim Import.