Wenn Sie Unterrichte importieren und bereits Unterrichte im Schulmanager vorhanden sind, versucht der Schulmanager die importierten Unterrichte automatisch zu den bestehenden Unterrichten zuzuordnen. Dazu vergleicht er bei den Unterrichten jeweils Fach, Lehrkraft und Klasse(n). Wenn anhand dieser Daten nicht alle Unterrichte eindeutig zugeordnet werden können, erscheint diese Ansicht, in der Sie die Unterrichte manuell zuordnen können:
Im oberen Beispiel kann der Sozialkunde-Kurs mit der Bezeichnung "1sk1" nicht eindeutig zugeordnet werden. Das liegt daran, dass in der Importdatei aus dem Stundenplanprogramm die Lehrkraft "Web" diesem Unterricht zugeordnet ist. In den bestehenden Daten (die aus dem Schulverwaltungsprogramm importiert wurden) ist die Lehrkraft "Web" dagegen dem Kurs "1sk2" zugeordnet und die Lehrkraft "Aig" hat den Kurs "1sk1".
Im Folgenden beschreiben wir, was in verschiedenen Situationen bei der Zuordnung der Unterrichte zu beachten ist.
Allgemeine Hinweise
In der Unterrichts-Zuordnungsansicht werden Ihnen alle Unterrichte aus der Importdatei angezeigt, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten. Zu jedem dieser Unterrichte können Sie einen der im Schulmanager bereits existierenden Unterrichte zuordnen. Dies hat zur Folge, dass beispielsweise eine neue Lehrkraft oder Änderungen am Stundenplan für den bereits existierenden Unterricht übernommen werden.
Wenn es in der Liste Unterrichte gibt, die nicht einem bereits im Schulmanager bestehenden Unterricht zugeordnet werden können, dann treffen Sie für diesen Unterricht keine Auswahl. Dieser wird anschließend neu erstellt.
Welche Fälle in der Liste der Unterrichte üblicherweise auftauchen, hängt wesentlich davon ab, ob Sie gerade den Erstimport am Schuljahresanfang vornehmen, oder ob es sich um Folgeimporte während des Schuljahres handelt. Bitte lesen Sie daher, je nach Ihrer Situation, entweder den folgenden Abschnitt 1 (zum Erstimport) oder den Abschnitt 2 (zu Folgeimporten) weiter unten im Dokument.
Abschnitt 1: Wenn Sie am Schuljahresanfang Unterrichte sowohl aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm, als auch aus Ihrem Stundenplanprogramm importieren
Wenn Sie sowohl aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm als auch aus Ihrem Stundenplanprogramm Unterrichte importieren, hat das den Vorteil, dass der Schulmanager nicht nur weiß, wann welcher Unterricht stattfindet (aus dem Stundenplan) sondern auch, welche Schüler einen Unterricht besuchen (aus dem Schulverwaltungsprogramm). Damit dies funktioniert, ist es wichtig, dass die Daten aus Schulverwaltungs- und Stundenplanprogramm möglichst gut zusammenpassen. In der Regel gibt es jedoch einige Unstimmigkeiten zwischen den beiden Programmen, gerade wenn diese von verschiedenen Personen gepflegt werden. In diesen Fällen müssen Sie manuell eine Zuordnung vornehmen, die sich der Schulmanager dann aber merkt.
Dass diese Zuordnung korrekt vorgenommen wird, ist sehr wichtig dafür, dass der Schulmanager später reibungslos funktioniert. Fehler, die bei der Zuordnung gemacht werden, können später nur noch sehr aufwändig korrigiert werden, wobei teilweise Klassenbucheinträge verloren gehen.
Meistens fällt bei der Zuordnung auf, dass einzelne Informationen im Schulverwaltungsprogramm und/oder im Stundenplanprogramm noch nicht korrekt sind. In solchen Fällen ist es empfehlenswert und teilweise auch erforderlich, die Daten nachzupflegen. Damit die Zuordnung korrekt gemacht werden kann, ist es meistens erforderlich (und in jedem Fall hilfreich), dass sowohl die Person, die das Schulverwaltungsprogramm pflegt, als auch die Person, die das Stundenplanprogramm pflegt, anwesend sind.
Meistens fällt bei der Zuordnung auf, dass einzelne Informationen im Schulverwaltungsprogramm und/oder im Stundenplanprogramm noch nicht korrekt sind. In solchen Fällen ist es empfehlenswert und teilweise auch erforderlich, die Daten nachzupflegen. Damit die Zuordnung korrekt gemacht werden kann, ist es meistens erforderlich (und in jedem Fall hilfreich), dass sowohl die Person, die das Schulverwaltungsprogramm pflegt, als auch die Person, die das Stundenplanprogramm pflegt, anwesend sind.
Einige Beispiele und wie in diesen Situationen vorgegangen werden sollte, stellen wir Ihnen hier vor.
Lehrkräfte eines Unterrichts passen nicht zusammen
Ein häufiger Fall ist: Ursprünglich war für Deutsch in der 5a Lehrkraft A vorgesehen, im Laufe der Planung wurde dies noch einmal geändert, so dass jetzt Lehrkraft B die 5a in Deutsch unterrichtet. Im Stundenplanprogramm wurde dies geändert, in der Schulverwaltungssoftware steht aber noch Lehrkraft A. Beim Import müssen Sie dann den Unterricht von Lehrkraft B zum Unterricht von Lehrkraft A zuordnen.
Noch besser wäre es, den Import an der Stelle abzubrechen und zuerst die Lehrkräfte in beiden Programmen aneinander anzupassen.
Klasse(n) eines Unterrichts passen nicht zusammen
Gerade bei klassenübergreifenden Unterrichten kommt es vor, dass die zugeordneten Klassen in Stundenplanprogramm und Schulverwaltungsprogramm nicht übereinstimmen. Einige Beispiele sind:
- Im Fach Ethik (in manchen Bundesländern auch PP/WuN genannt) werden alle fünften Klassen zusammen unterrichtet. In der 5b gibt es aber keinen Ethik-Schüler. Daher sind dem Ethik-Unterricht im Schulverwaltungsprogramm die 5a, 5c und 5d zugewiesen, im Stundenplanprogramm dagegen die 5a, 5b, 5c und 5d.
- In der Sekundarstufe 1 gibt es ein Kursband, in dem mehrere Kurse stattfinden und jeder Schüler kann sich aussuchen, welchen Kurs er besucht. Im Stundenplanprogramm sind allen angebotenen Kursen die Klassen 7a, 7b, 7c und 7d zugewiesen, im Schulverwaltungsprogramm sind dagegen jedem Kurs nur die Klassen zugewiesen, aus denen tatsächlich Schüler den Kurs besuchen.
In diesem Fällen können Sie entweder die Daten in Ihrem Stundenplanprogramm bearbeiten, so dass jedem Unterricht nur die Klassen zugewiesen sind, aus denen Schüler den Unterricht besuchen, oder Sie ordnen beim Import die Unterrichte einander zu.
Es gibt noch einen weiteren Fall, in dem eine Zuordnung nicht möglich und eine manuelle Anpassung der Daten unbedingt erforderlich ist:
- Ursprünglich war geplant, dass die 5a zusammen mit der 5b und die 5c zusammen mit der 5d Sport männlich hat. Im Laufe der Planung wurde dies geändert, so dass die 5a zusammen mit der 5c und die 5b zusammen mit der 5d unterrichtet wird. Im Stundenplanprogramm wurde dies angepasst, in der Schulverwaltungssoftware dagegen ist die 5a noch mit der 5b zusammen.
In diesem Fall sind die Daten der beiden Systeme komplett inkonsistent und können nicht sinnvoll zusammengeführt werden. In diesem Fall muss unbedingt das Schulverwaltungsprogramm nachgepflegt und anschließend ein neuer Import vorgenommen werden.
Das Fach eines Unterrichts passt nicht zusammen
Wenn einem Unterricht im Stundenplanprogramm ein anderer Unterricht als im Schulverwaltungsprogramm zugewiesen ist, kann das zu Problemen führen. Es gibt jedoch verschiedene Fälle, die verschieden gravierend sind.
Fall 1: Es gibt eine 1:1-Entsprechung
Beispiel: Das Fach Deutsch heißt in der Schulverwaltungssoftware "D", im Stundenplanprogramm jedoch "DEU". ALLE Unterrichte, die in der Schulverwaltungssoftware das Fach "D" haben, haben im Stundenplanprogramm das Fach "DEU" und andersherum. Dieser Fall ist eigentlich kein Problem, da im vorherigen Schritt, in dem die Fächer zugeordnet werden, "DEU" zu "D" zugeordnet werden kann. Wenn ein solcher Fall allerdings bei der Zuordnung der Unterrichte auftaucht, deutet dies darauf hin, dass diese Zuordnung des Fachs im vorherigen Schritt nicht korrekt gemacht wurde. In diesem Fall starten Sie bitte den Import neu und achten besonders auf die Zuordnung der Fächer. Falls das entsprechende Fach nicht zur Zuordnung angeboten wird, kann es sein, dass es bereits beide Varianten "D" und "DEU" in der Fächerliste gibt. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an unseren Support, der gemeinsam mit Ihnen die beiden Fächer zusammenführen kann.
Fall 2: Es gibt im Stundenplanprogramm mehrere Fächer, die alle einem Fach im Schulverwaltungsprogramm entsprechen
Beispiel: Im Stundenplanprogramm gibt es die Fächer "D", "D-Übung" und "D-Intensivierung". Im Schulverwaltungsprogramm gibt es jedoch ausschließlich das Fach "D". ALLE Unterrichte, die im Stundenplanprogramm eines der Fächer "D", "D-Übung" oder "D-Intensivierung" haben, haben im Schulverwaltungsprogramm das Fach "D". Wie schon in Fall 1 ist dies eigentlich kein Problem, da die drei Fächer "D", "D-Übung" und "D-Intensivierung" im vorherigen Schritt der Zuordnung der Fächer zu "D" zugeordnet werden können. Auch hier gilt: Wenn ein solcher Fall in der Zuordnung der Unterrichte auftaucht, wurden vermutlich die Fächer nicht richtig zugeordnet. Bitte gehen Sie analog zu Fall 1 vor.
Fall 3: Die Fächer können nicht eindeutig zugeordnet werden
Beispiel: Im Stundenplanprogramm gibt es das Fach "Förderunterricht". Dieses Fach gibt es jedoch nicht im Schulverwaltungsprogramm. Die Unterrichte, die im Stundenplan das Fach "Förderunterricht" haben, haben im Schulverwaltungsprogramm teilweise das Fach "Deutsch", teilweise "Englisch" und teilweise "Mathematik". Das Fach "Förderunterricht" kann also weder zu Deutsch, noch zu Englisch, noch zu Mathematik klar zugeordnet werden. Das ist ein Problem. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, im Stundenplanprogramm drei getrennte Fächer, z. B. "Förderunterricht Deutsch", etc. zu erstellen, die dann bei der Zuordnung der Fächer eindeutig z. B. zu "Deutsch" zugeordnet werden können. Anschließend starten Sie den Import erneut.
Pseudo-Unterrichte, die es nur im Stundenplanprogramm gibt
Viele Schulen legen im Stundenplan auch Pseudo-Unterrichte wie Sprechstunden, Vertretungsbereitschaften oder Besprechungen an. Diese Unterrichte gibt es in der Regel nicht in der Schulverwaltungssoftware. Hier ist eine Zuordnung des Unterrichts also weder möglich noch notwendig. Wählen Sie einfach nichts aus, der Unterricht wird dann beim Import neu erstellt und keinem bestehenden Unterricht zugeordnet.
Abschnitt 2: Neuimport während des Schuljahres
Informationen zur Zuordnung von Unterrichten bei Importen im laufenden Schuljahr finden Sie in diesem Artikel:
Bitte klicken Sie dort jeweils auf den entsprechenden Link, je nachdem, ob Sie aus Ihrem Stundenplanprogramm oder Ihrem Schulverwaltungsprogramm importieren.