Informationen zum Schuljahreswechsel

    Vor dem Schuljahreswechsel: Daten sichern

    Wir empfehlen Ihnen unbedingt, vor dem Anlegen des neuen Schuljahres alle Daten des alten Schuljahres, die Sie noch benötigen - insbesondere Fehlzeiten, Klassenbucheinträge und Noten - zu sichern.

    Zwar werden diese Daten beim Anlegen des Schuljahres nicht automatisch gelöscht, allerdings werden Sie zur Einrichtung des neuen Schuljahres ggf. Lehrkräfte und Schüler, die die Schule verlassen haben, löschen. Dabei werden die Daten, die auf diese Lehrkräfte und Schüler bezogen sind, mitgelöscht.

    Sobald auch weitere Aktualisierungen (z. B. bestimmte manuelle Änderungen oder ein erster Import aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm) Anfang des neuen Schuljahres vorgenommen worden sind, wird es z. T. nicht mehr möglich sein, Daten des vorhergehenden Schuljahres, wie z. B. Unterrichtsinhalte oder Noten, (vollständig) zu exportieren.

    Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel:

    Welche Daten können wir zum Schuljahreswechsel sichern?

    Wie verläuft der Schuljahreswechsel?

    Sobald das alte Schuljahr vorbei ist, können Sie unter "Verwaltung" das neue Schuljahr anlegen. Anstelle der üblichen Kachel "Schuljahr 20xx/xx" erscheint ab diesem Moment automatisch eine Kachel "Unterricht".

    (An welchem Tag Ihr Schuljahr endet, können Sie im Voraus jederzeit in der Kachel "Schuljahr 20xx/xx" unter "Schuljahre" einsehen.)



    An dieser Stelle klicken Sie auf den Button "Schuljahr erstellen" und bestätigen im nächsten Schritt, dass Sie alle Daten des letzten Schuljahres, die Sie noch benötigen, gesichert haben. Anschließend geben Sie den ersten und letzten Unterrichtstag des neuen Schuljahres an und können nun das neue Schuljahr mit Klick auf "Erstellen" anlegen.

    Hinweis: Auch in der "Ferienzeit", d. h. nach dem letzten Unterrichtstag des alten Schuljahres und vor dem ersten Unterrichtstag des neuen Schuljahres, können Sie bereits die ersten Importe des neuen Schuljahres vornehmen und wie üblich mit dem Schulmanager arbeiten.

    Wie werden die Schüler:innen versetzt?

    Wenn Sie die Daten des neuen Schuljahres importieren, werden die Schüler:innen automatisch in die Klasse versetzt, in der sie in der Importdatei sind.

    Wie kann ich die Daten importieren?

    Wenn Sie sich nicht mehr sicher sind, wie Sie die Daten importieren, können Sie das nachlesen unter:
    Was sind sinnvolle erste Schritte, um den Schulmanager einzurichten? (Abschnitte 2 und 3)

    Können wir auch zuerst nur einen Teil der Daten importieren und später den Rest?

    Manche Schulen wollen schon am Ende des Schuljahres die Schüler:innen des neuen Schuljahres importieren, aber erst später z. B. die Lehrkräfte und den Unterricht.
    Das ist kein Problem: Sie können bei jedem Import auswählen, welche Daten Sie importieren wollen. Starten Sie dazu ganz normal den Import - im Laufe des Importvorgangs erscheinen diese (oder ähnliche) Abfragen:


    Wann sollten wir die neuen Unterrichtsdaten importieren?

    Die Unterrichte des neuen Schuljahres sollten Sie erst aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm und/oder Stundenplanprogramm importieren, sobald diese fertig sind.
    Wenn Sie die Unterrichte schon vorher importiert haben, sollten Sie noch einmal alle Unterrichte löschen (unter Verwaltung > Unterrichtsliste) und die Unterrichte neu importieren, sobald die Unterrichtsdaten fertig sind.

    Sobald das neue Schuljahr begonnen hat, sollten Sie bei Stundenplanänderungen einfach den neuen Stundenplan importieren, OHNE die Unterrichte vorher zu löschen.

    Was passiert beim Import mit den bestehenden Daten?

    Wenn Sie neue Schüler und Lehrkräfte importieren, passiert Folgendes:

    • Neue Schüler/Lehrkräfte werden neu angelegt.

    • Schüler, die bisher schon an der Schule waren und die Schule auch weiterhin besuchen, werden in die Klasse versetzt, die in der neuen Importdatei steht. Accounts und Anmeldecodes dieser Schüler sowie deren Eltern bleiben schuljahresübergreifend erhalten.

    • Ebenso bleiben die Accounts und Anmeldecodes der Lehrkräfte erhalten.

    • Im Laufe des Imports der Schüler werden Sie gefragt, ob Sie Schüler, die die Schule verlassen haben (das heißt, die in der neuen Importdatei nicht mehr vorhanden sind), löschen wollen. Dafür müssen Sie explizit die Option "Diese Schüler löschen" auswählen. Dabei werden auch die verbundenen Accounts und Anmeldecodes gelöscht sowie alle verbundenen Datensätze (z. B. Fehlzeiten).

    Was passiert mit bestehenden Accounts von Schülern, Eltern und Lehrkräften?

    Wenn Sie neue Daten importieren, bleiben die Accounts der bestehenden Benutzer erhalten.

    Wie kann ich die Daten des alten Schuljahres löschen?

    Lehrkräfte und Schüler, die die Schule verlassen haben, können Sie beim Neuimport der Daten löschen lassen (siehe oben).

    Alle auf das Schuljahr bezogenen Informationen (Stundenplan, Vertretungen, Fehlzeiten, Termine, etc.) können Sie mit einem Löschassistenten löschen. Diesen finden Sie in der Verwaltung in der Kachel "Schuljahr 20xx/20xx: Daten löschen", über den Button "Zum Löschassistenten".

    Kann ich die Daten des neuen Schuljahres schon importieren, während das alte Schuljahr noch läuft?

    Wir empfehlen, die Daten des neuen Schuljahres erst zu importieren, wenn der Unterricht des alten Schuljahres vorbei ist. Insbesondere sollten Sie beim Import der Schüler aufpassen: Wenn Sie die Schülerliste des neuen Schuljahres importieren, werden die Schüler schon in die neue Klasse versetzt, was während des alten Schuljahres zu einem großen Durcheinander führen kann.

    Falls Sie dennoch bereits Schüler, die erst im nächsten Schuljahr an die Schule kommen (wie z. B. neue Erstklässler), in den Schulmanager importieren möchten, dann beachten Sie bitte folgenden Hilfeartikel:

    Import von Schülern, die erst im nächsten Schuljahr an die Schule kommen

    Kann ich im Kalender während des alten Schuljahres schon Termine für das neue Schuljahr anlegen? (Nur relevant, wenn Sie das Modul „Kalender“ verwenden)

    Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:
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