Der Stundenplan ist nicht importiert
Sie müssen den Stundenplan importieren, bevor Sie den Vertretungsplan hochladen können.
Die Stunde, auf die sich die Vertretung bezieht, existiert im Schulmanager nicht
Manchmal kommt es vor, dass zwar der Stundenplan importiert ist, eine bestimmte Stunde aber fehlt oder nicht genauso erfasst ist wie in Ihrem Stundenplanprogramm. Bitte prüfen Sie daher, ob die Stunde, auf die sich die Vertretung bezieht (also die Stunde, die die Klasse eigentlich hätte), genauso im Schulmanager existiert wie im Vertretungsplanprogramm. Achten Sie darauf, ob die gleiche(n) Klasse(n), die gleiche Lehrkraft und das gleiche Fach zugeordnet ist.
Das Stundenraster in Ihrem Stundenplanprogramm und im Schulmanager stimmt nicht überein
Prüfen Sie genau, ob das Stundenraster in Ihrem Stundenplanprogramm mit dem Stundenraster im Schulmanager übereinstimmt. Eine Fehlerursache kann z. B. sein, wenn die Stunde im Stundenplanprogramm "1." heißt und im Schulmanager "1", oder die Mittagspause heißt im Stundenplanprogramm "7" und im Schulmanager "MP".
Wenn Sie Untis verwenden, ist außerdem wichtig, dass die Zeiten der Stunden übereinstimmen. Wenn die 2. Stunde im Schulmanager um 8:45 beginnt und in Untis um 8:50, dann wird der Import nicht funktionieren. Das Stundenraster in Untis können Sie folgendermaßen überprüfen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie NICHT in der Vertretungsplanung sind
- Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten neben "Einstellungen"
- Klicken Sie auf "Zeitraster", hier sehen Sie das Untis-Zeitraster
- Wenn es in dem Zeitraster-Fenster oben den Reiter "Tage" gibt, klicken Sie darauf und prüfen Sie unbedingt, ob das Zeitraster an einzelnen Wochentagen abweicht, indem Sie nacheinander alle Wochentage von Montag bis Freitag auswählen. Wenn an einzelnen Tagen ein falsches Zeitraster eingegeben ist, korrigieren Sie das bitte. Wenn Sie tatsächlich an einzelnen Tagen ein abweichendes Stundenraster haben, müssen Sie dieses unbedingt genauso im Schulmanager anlegen.
Wenn Sie Indiware verwenden, ist wichtig, dass in den Ausgabeeinstellungen die Stundenbezeichnungen exakt so hinterlegt sind wie im Schulmanager. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Stundenbezeichnungen in Indiware aufzurufen:
- Öffnen Sie die Vertretungsplanung in Indiware.
- Klicken Sie im Menü auf "Ausgabe" und dann auf "Vertretungsplan Klassen".
- Ein Fenster öffnet sich. Klicken Sie links oben auf den Button "Einstellungen".
- Klicken Sie unten auf "Stundenbez./Lehrernamen".
Jetzt überprüfen Sie bitte, dass die Bezeichnungen der Stunden mit dem übereinstimmen, was im Schulmanager-Stundenraster unter "Nummer" steht.
Die Bezeichnungen von Klasse, Lehrkraft und/oder Fach stimmt nicht überein
Als nächstes überprüfen Sie bitte, ob folgende Bezeichnungen im Schulmanager genauso lauten wie in Ihrem Vertretungsplanprogramm
- Name der Klasse
- Kürzel der Lehrkraft
- Kürzel des Fachs
Wenn es hier nur kleine Unterschiede gibt, z. B. als Fach "D_1" statt "D" oder als Klasse "10A" statt "10a", kann das dazu führen, dass die Stunde nicht importiert wird.
Wenn Sie Indiware verwenden, ist außerdem wichtig, dass in den Ausgabeeinstellungen der Haken bei "Lehrerlangform" NICHT gesetzt ist. Das können Sie folgendermaßen überprüfen:
- Öffnen Sie die Vertretungsplanung in Indiware.
- Klicken Sie im Menü auf "Ausgabe" und dann auf "Vertretungsplan Klassen".
- Ein Fenster öffnet sich. Klicken Sie links oben auf den Button "Einstellungen".
- Klicken Sie unten auf "Stundenbez./Lehrernamen".
- Stellen Sie sicher, dass der Haken bei "Lehrerlangform" (rechte Seite) NICHT gesetzt ist.
Sie haben den zu importierenden Zeitraum eingeschränkt
Beim automatischen Upload des Vertretungsplans können Sie einstellen, wie viele Tage in die Zukunft der Vertretungsplan hochgeladen werden soll. Bitte prüfen Sie, ob diese Einstellung verhindert, dass die Vertretung(en) hochgeladen werden.
Sie laden die falsche Datei hoch
Prüfen Sie die Vertretungsdatei, die Sie hochladen bzw. wenn Sie unser Tool für den automatischen Upload verwenden, gehen Sie in die Einstellungen des Tools und schauen sich den ausgewählten Ordner an, bzw. die Datei(en), die in diesem Ordner liegt/liegen.
Enthält diese Datei die gewünschten Vertretungen oder vielleicht nur ganz alte Vertretungen (ggf. sogar die des letzten Schuljahres)? Manchmal kommt es vor, dass der Stundenplaner die aktuellen Dateien in einen neuen Ordner verschiebt o. ä. und daher nur noch eine Datei mit den alten Vertretungen hochgeladen wird. Halten Sie hierzu Rücksprache mit der zuständigen Person, falls Sie nicht selbst den Vertretungsplan erstellen.
Sie haben in Ihrem Vertretungsplanprogramm nicht gespeichert
Besonders bei VPM kommt oft das Problem vor, dass der Vertretungsplaner nicht auf "Speichern" klickt. Das ist aber nötig, damit die Vertretungen in die Datei gespeichert werden. Es reicht nicht, die Ausgabe für einen Infoscreen zu erzeugen, Sie müssen auf "Speichern" klicken.
Im Schulmanager gibt es mehrere Lehrkräfte oder Fächer mit dem gleichen Kürzel
Bitte prüfen Sie, ob es im Schulmanager mehrere Lehrkräfte mit dem gleichen Kürzel gibt oder mehrere Fächer mit dem gleichen Kürzel. Wenn ja, korrigieren Sie das.
Wenn Vertretungen nicht gelöscht werden...
Wenn Vertretungen, die Sie in Ihrem Vertretungsplanprogramm wieder löschen, beim nächsten Hochladen nicht im Schulmanager gelöscht werden, finden Sie den Grund hierfür in diesem Artikel: Woran liegt es, wenn Vertretungen nicht gelöscht werden?