Mit dieser Anleitung wollen wir Sie dabei unterstützen, den Schulmanager in weniger als einer halben Stunde für die Verwendung unseres Lernen- oder des Nachrichtenmoduls einzurichten. Wenn Sie an einer Stelle Hilfe benötigen, rufen Sie uns einfach an.
1 Zugang anlegen
1a Administatorpasswort festlegen
Sie haben von uns eine E-Mail mit einem Link erhalten, um den Testzugang zu aktivieren. Wenn Sie auf diesen Link klicken, werden Sie zunächst gebeten, ein Passwort für den Administratorzugang festzulegen. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen umfassen und mindestens 1 Groß- und 1 Kleinbuchstaben enthalten.
1b Das erste Mal anmelden
Nachdem Sie das Passwort gesetzt haben, gelangen Sie auf die Anmeldeseite des Schulmanagers. Melden Sie sich hier mit der E-Mail-Adresse, mit der Sie den Testzugang beantragt haben und dem eben festgelegten Passwort an.
2 Schuldaten eingeben und Logo hochladen (Dauer: ca. 5 Minuten)
2a Einrichtungsassistent
Geben Sie zunächst Ihre Schuldaten ein und klicken Sie dann auf weiter.
Wählen Sie aus, welches Stundenplan- und welches Schulverwaltungsprogramm Sie verwenden. Für viele dieser Programme bieten wir direkte Import-Schnittstellen an. Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie problemlos "Ich bin mir nicht sicher" auswählen. Sie können die Einstellung später jederzeit ändern.
2b Weitere Schuldaten eingeben
Klicken Sie oben auf "Verwaltung", um in die Verwaltung zu kommen. Jetzt können Sie links oben weitere Daten Ihrer Schule (Name, Telefonnummer, etc.) eingeben und rechts oben das Schullogo hochladen.
3 Daten aus der Schulverwaltungssoftware importieren (Dauer: ca. 10 Minuten)
Als nächstes importieren Sie die Daten aus Ihrer Schulverwaltungssoftware. Für einige Schulverwaltungsprogramme gibt es eine spezielle Schnittstelle. Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler etc. einfach aus einer Excel-Datei importieren.
Achten Sie bitte darauf, dass Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung online abschließen, bevor Sie reale Schülerdaten in den Schulmanager importieren. Sie finden den Vertrag zum Unterzeichnen in der Verwaltung unter "Sicherheit und Datenschutz".
3a Import aus ASV, SchILD-NRW, SibankPLUS, DaNiS, SaxSVS oder Indiware-Oberstufenverwaltung
Wenn Sie eines dieser Schulverwaltungsprogramme verwenden, finden Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" einen Button "Daten aus ... importieren". Über diesen startet der Importassistent, der Ihnen beschreibt, wie Sie für den Import weiter vorgehen. Dabei werden Schüler, Lehrkräfte, Klassen, Fächer, Unterrichtsverteilung (inklusive der Schüler in jedem Unterricht) importiert.
3b Import aus einem anderen Schulverwaltungsprogramm
Wenn Sie ein anderes Schulverwaltungsprogramm verwenden, können Sie Schüler etc. über eine Excel-Datei importieren. Dazu klicken Sie unter "Allgemeine Daten" z. B. auf "Schüler" und dann auf "Schüler importieren". Hier reicht es, wenn Sie Schüler und Lehrkräfte importieren. Klassen werden beim Schülerimport automatisch angelegt.
Beim Import der Schüler benötigen Sie mindestens folgende Spalten:
- Rufname
- Nachname
- Klasse
Beim Import der Lehrkräfte benötigen Sie mindestens folgende Spalten:
- Kürzel
- Vorname
- Nachname
Weitere Informationen zum Datenimport finden Sie unter: Allgemeine Informationen zum Datenimport
4 Weitere Benutzer anlegen (Dauer: ca. 5 Minuten)
Nachdem Sie die Daten eingerichtet haben, können Sie weitere Benutzer anlegen. Das geht in der Verwaltung unter "Anmeldedaten".
Weitere Administratoren anlegen
Wenn Sie weitere KollegInnen als Administratoren einrichten wollen, klicken Sie auf "Administratoren verwalten". Anschließend können Sie E-Mail-Adressen eingeben. An diese E-Mail-Adresse wird dann ein Link geschickt, über den sich die Kollegin/der Kollege als Administrator anmelden kann. Sie können beliebig viele Administratoren erstellen.
Zugangscodes für Lehrkräfte erstellen
Die Lehrkräfte melden sich über einen 10-stelligen Zugangscode an. Diese Codes können Sie in Form einer PDF-Datei erstellen, die eine Seite pro Lehrkraft beinhaltet, jeweils mit der Anleitung für die Anmeldung und dem individuellen Zugangscode. Dazu klicken Sie neben "Lehrkräfte" auf "Zugangscodes verwalten".
Zugangscodes für Eltern und SchülerInnen erstellen
Eltern und Schüler melden sich über einen 8-stelligen Zugangscode an. Diese Codes können Sie in Form einer PDF-Datei erstellen, die eine Seite pro Schüler beinhaltet, jeweils mit der Anleitung für die Anmeldung und dem individuellen Zugangscode. Dazu klicken Sie neben "Schüler/Eltern" auf "Zugangscodes verwalten".
Wenn Sie den Schulmanager zunächst ausschließlich für die Nachrichtenkommunikation zwischen Lehrkräften und SchülerInnen ermöglichen wollen, müssen Sie für Eltern keine Zugangscodes erstellen.
Achtung: Es gibt getrennte Zugangscodes für Schüler und Eltern. Der wesentliche Unterschied ist, dass mit einem Schüleraccount keine Krankmeldung und kein Antrag auf Beurlaubung möglich ist. Achten Sie bitte darauf, die richtigen Codes auszugeben.
Sich selbst als Lehrkraft anmelden
Nachdem Sie die bisherigen Schritte befolgt haben, sind alle Daten im System vorhanden und Sie sind als Administrator angemeldet. Um sich selbst als Lehrkraft anzumelden, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Getrennter Lehreraccount: Dazu befolgen Sie einfach die Anleitung auf Ihrem Anmeldezettel
- Lehrkraft und Administrator in einem Account: Dazu klicken Sie (eingeloggt als Administrator) rechts oben auf das Kopf-Symbol und dann auf "Code hinzufügen". Dort geben Sie Ihren Zugangscode ein.
Weitergehende Informationen finden Sie unter: Wie melden sich Lehrkräfte, Schüler, Eltern und Administratoren an?
Einstellungen für das Nachrichtenmodul
In den Einstellungen des Nachrichtenmoduls können Sie festlegen, wer wem Nachrichten schicken darf.
Sie finden in unserem Hilfebereich auch Anworten auf Fragen wie: