Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Schuljahreswechsel mit der bayerischen ASV

    In dieser Anleitung beschreiben wir Ihnen im Detail, wie der Schuljahreswechsel für bayerische Schulen funktioniert, die die Schulverwaltungssoftware ASV verwenden. Für Schulen mit anderen Schulverwaltungsprogrammen funktionieren fast alle Schritte genauso, lediglich beim Datenimport gibt es kleine Unterschiede.

    Alle Schritte funktionieren ganz einfach und können von der Schule selbst auch ohne technische Kenntnisse durchgeführt werden. Wenn Sie Probleme oder Fragen haben, hilft Ihnen unser Support aber natürlich gerne weiter.

    1. Sicherung

    Bevor Sie den Schuljahreswechsel durchführen, macht es möglicherweise Sinn, Daten aus dem alten Schuljahr zu sichern.

    Welche Daten Sie konkret sichern sollten, können wir Ihnen leider nicht sagen, denn das hängt davon ab, wie Sie konkret den Schulmanager verwenden.

    Welche Daten von den den meisten Schulen gesichert werden und wie das funktioniert, beschreiben wir Ihnen aber in diesem Artikel: Welche Daten können wir zum Schuljahreswechsel sichern?

    2. Neues Schuljahr erstellen

    Als nächsten Schritt erstellen Sie im Schulmanager das neue Schuljahr. Das ist ganz einfach mit wenigen Klicks möglich. Klicken Sie im Schulmanager auf die Verwaltung und dann unter "Unterricht" auf "Schuljahr erstellen".



    Anschließend geben Sie den ersten und letzten Schultag ein und erstellen das neue Schuljahr. Sie werden dabei noch einmal auf die Sicherung (siehe Punkt 1) hingewiesen.

    3. Datenimport

    Sobald Sie das neue Schuljahr erstellt haben, können Sie in der Verwaltung die aktuellen Daten aus der ASV importieren. Durch den Import werden die Schüler automatisch in die Klasse des neuen Schuljahres versetzt.

    Um den Import zu starten, klicken Sie im Schulmanager in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" auf "Daten aus der ASV importieren".



    Anschließend erscheint eine einfache Anleitung in 6 Schritten, die beschreibt, was Sie in der ASV machen müssen, um die Daten zu exportieren. Wählen Sie anschließend die Datei aus und klicken Sie auf "Weiter".

    In den nächsten Schritten wählen Sie z. B. noch aus, welche Daten importiert werden sollen. Falls es etwas besonderes zu beachten gibt, wird in der Software ein Hinweis angezeigt.

    Sobald diese Meldung erscheint, sind Sie mit dem Import fertig:

    4. Zugangscodes erstellen

    Sobald Sie die neuen Schüler:innen und Lehrkräfte aus der ASV importiert haben, können Sie die Zugangscodes für diese erstellen und ausdrucken bzw. per E-Mail versenden. Diese Möglichkeit finden Sie auf der Startseite der Verwaltung ganz unten.



    Nachdem Sie auf "Zugangscodes verwalten" geklickt haben, erscheint eine Ansicht, in der Sie die Zugangscodes erstellen können.

    Sobald Sie die Zugangscodes erstellt haben, sehen Sie in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" > "Schüler" bzw. "Lehrkräfte", wer einen Anmeldecode erhalten hat bzw. sich bereits angemeldet hat.



    Das rote "x" bedeutet, dass noch kein Zugangscode vorhanden ist.

    Das gelbe Briefsymbol bedeutet, dass bereits ein Zugangscode erstellt wurde, die Person sich aber noch nicht angemeldet hat.

    Der grüne Haken bedeutet, dass die Person sich erfolgreich angemeldet hat.

    Achtung: Schüler:innen, Eltern und Lehrkräfte, die bisher schon im Schulmanager angemeldet waren, behalten ihre Zugangsdaten auch über das Schuljahr hinaus - hierfür müssen Sie nichts tun.

    5. Weitere Informationen

    In dieser Anleitung haben wir uns darauf konzentriert, die nötigen Schritte für den Schuljahreswechsel möglichst einfach darzustellen. Wenn noch Fragen offen sind, hilft Ihnen vielleicht auch dieser Artikel: Informationen zum Schuljahreswechsel
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