Als Administrator:in können Sie Zeugnisse aus vergangenen Schuljahren bearbeiten oder nachträglich neu erstellen. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Schuljahre im Schulmanager existieren.
Lehrkräfte haben ausschließlich Zugriff auf Zeugnisse des aktuellen Schuljahres.
So gehen Sie vor
Falls das benötigte Zeugnis im entsprechenden Schuljahr noch nicht existiert, legen Sie zunächst in der Zeugnisverwaltung die passende Vorlage in diesem Schuljahr an.
Wechseln Sie im Modul Zeugnisse in den Bereich "Schüler" und oben im Dropdown-Menü in das gewünschte Schuljahr: Wählen Sie den Zeugniszeitraum sowie die Schüler:in aus und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Was, wenn Schüler:innen nicht auswählbar sind?
Wenn Schüler:innen in der Auswahl fehlen, kann das zwei Ursachen haben:
Die Schüler:innen waren im gewählten Schuljahr keiner passenden Klasse zugeordnet.
Der Stammdatensatz der Schüler:innen wurde bereits gelöscht.
Prüfen Sie zunächst unter Verwaltung → "Allgemeine Daten" → "Schüler", ob die Schüler:innen noch im System vorhanden sind. Je nach Fall gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Schüler:innen existieren noch im Schulmanager
Überprüfen Sie, ob die Laufbahn für das entsprechende Schuljahr korrekt eingetragen ist:
Öffnen Sie dazu die Schüler:in mit dem Bearbeitungsstift
Klicken Sie unten neben der Überschrift "Schuljahr 20XX/XX" auf "Laufbahn anzeigen": Bearbeiten Sie die Laufbahninformationen für das betreffende Schuljahr oder klicken Sie auf "+ Hinzufügen", falls das Schuljahr noch nicht aufgeführt ist.
2. Schüler:innen sind nicht mehr im Schulmanager vorhanden
Wurde der Datensatz bereits gelöscht (z. B. im Rahmen des Schuljahreswechsels), müssen Sie die Schüler:in neu anlegen:
Erstellen Sie zunächst in der Verwaltung → "Allgemeine Daten" → "Klassen" eine Klasse für ehemalige Schüler:innen (z. B. "Ehemalig")
Wechseln Sie in den Bereich "Schüler", klicken Sie auf "+ Schüler erstellen" und tragen Sie die für das Zeugnis erforderlichen Stammdaten ein (z. B. alle Vornamen, Geburtsdatum). Wählen Sie als Klasse die zuvor erstellte Klasse aus.
Ergänzen Sie anschließend die Laufbahninformationen für das betreffende Schuljahr wie oben unter Punkt 1.2 beschrieben.
Hinweis: Wird der neu angelegte Datensatz nicht dauerhaft benötigt, löschen Sie ihn nach Abschluss der Zeugnisbearbeitung wieder – so vermeiden Sie, dass Schüler:innen fälschlicherweise im aktuellen Schuljahr geführt werden.