Wenn Sie Schüler:innen importieren, vergleicht der Schulmanager die im Schulmanager bestehenden Schüler:innen mit denen in Ihrer Importdatei. Ein Großteil wird dabei automatisch einander zugeordnet.
In den folgenden Fällen müssen Sie entscheiden, was mit den Schüler:innen passieren soll:
Schüler:innen in der Importdatei, die nicht automatisch zugeordnet werden können: Neu erstellen oder manuell zu im Schulmanager bereits vorhandenen Schüler:innen zuordnen
Nicht in der Importdatei gefundene Schüler:innen: Im Schulmanager behalten oder löschen
1. Schüler:innen neu erstellen oder zuordnen
Wenn Schüler:innen aus der Importdatei nicht automatisch zugeordnet werden können, hat das folgende Gründe:
1.1 Schüler:innen sind neu an der Schule: Neu erstellen
Im folgenden Beispiel sind alle 18 Schüler:innen der Klasse "05" neu an der Schule und existieren deshalb noch nicht im Schulmanager. Diese Schüler:innen müssen deshalb neu angelegt werden.
1.2 Abweichende Schreibweisen und Namensänderungen: Zuordnen
"Britta Ulla Apfel" und "Alessandro Calabrese" heißen in der Importdatei anders als im Schulmanager: Bei Britta fehlt im Schulmanager der zweite Rufname "Ulla", bei Alessandro das zweite "s" im Rufnamen. Auch bei Namensänderungen (z. B. durch Heirat der Eltern) ist eine automatische Zuordnung nicht möglich.
Sobald Sie die Schüler:innen ihren Pendants im Schulmanager zuordnen, verschwinden Sie auch in der darunter angezeigten Übersicht der nicht in der Importdatei gefundenen Schüler:innen.
2. Schüler:innen löschen oder behalten
Die nächste Übersicht zeigt Schüler:innen, die im Schulmanager existieren, aber nicht in der Importdatei enthalten sind. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen (s. gelbe Kachel).
Wenn Schüler:innen aufgelistet werden, die in keine der Kategorien fallen, haben Sie evtl. eine falsche Importdatei gewählt oder beim bisherigen Import eine Zuordnung übersprungen. In jedem Fall müssen Sie den Import dann neu starten.
Falls alle Schüler:innen in eine der drei Kategorien fallen, können Sie im nächsten Schritt für die einzelnen Schüler:innen entscheiden, ob Sie diese im Schulmanager behalten oder löschen möchten.
Wichtig bei Neuimporten während des laufenden Schuljahres:Wenn Schüler:innen gelöscht werden, werden alle mit ihnen verbundenen Daten (z. B. Fehlzeiten) mitgelöscht. Wenn Sie diese noch bis Ende des Schuljahres benötigen, sollten Sie die Schüler:innen "behalten" und stattdessen in der Verwaltung bei den Schüler:innen ein Austrittsdatum setzen.