Der Import aus der ASV-BW besteht aus zwei separaten Schritten:
Import der Schülerdaten
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Import der Unterrichts- und Lehrerdaten
Bevor die Daten zu den Lehrkräften und Unterrichten eingelesen werden können, müssen zuerst die Schülerdaten im Schulmanager vorhanden sein.
1. Import der Schülerdaten
Um die Schülerdaten einzulesen, navigieren Sie im Schulmanager in der Verwaltung zum Reiter "Schüler" (bei "Allgemeine Daten") und klicken dort auf den Button "Schüler importieren". Bei diesem Import verwenden Sie eine CSV- oder Exceldatei (weitere Informationen zu CSV- oder Excelimporten finden Sie hier).
Falls Sie noch keine passende Importdatei haben, können Sie diese in der ASV auf zwei Arten erstellen: Entweder durch a) den Stammdatenexport der Schüler oder durch b) ein neues Exportformat über die Exportformatbibliothek.
Option a) Stammdatenexport
Eine Beschreibung des Stammdatenexports finden Sie hier in der Online-Hilfe: Schüler-Stammdatenexport aus der ASV
Wichtiger Hinweis: Der Stammdatenexport beinhaltet keine Informationen zur Jahrgangsstufe der Schüler:innen. Für einige Module im Schulmanager ist die Jahrgangsstufe aber zwingend notwendig (z. B. für das Modul Noten) bzw. hilfreich (z. B. für das Modul Klassenarbeiten). Wenn Sie daher die Information zur Jahrgangsstufe importieren möchten, können Sie diese entweder manuell (bei allen Schüler) in der Excel-Datei hinzufügen oder die unten stehende Option für den Export der Schülerdaten wählen.
Option b) Benutzerdefiniertes Exportformat
In der ASV können Sie auch eigene Exportformate definieren, welche über die "Exportformatbibliothek" verwaltet werden. Die "Exportformatbibliothek" kann in der ASV entweder über "Datei → Verwaltung → Exportformatbibliothek" oder über "Auswertungen → Exportformate" aufgerufen werden.
Um ein Exportformat für den Export der Schülerdaten anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die Exportformatbibliothek.
Wählen Sie in dem sich neu öffnenden Fenster rechts unter "Datenbereich" den Bereich "Schüler" aus.
Auf der linken Seite des Bildschirms wird Ihnen nun direkt ein bereits bestehendes Format angezeigt. Oberhalb dieses Formats klicken Sie jetzt auf die Funktionsschaltfläche, um ein neues Format zu erstellen, s.:
Hinterlegen Sie für dieses neue Format einen Namen und optional eine Beschreibung.
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Unter "Ausgewählte Felder" können Sie nun die Exportfelder auswählen, die Sie aus der ASV exportieren möchten. Dazu klicken Sie zuerst in die Spalte "Exportfelder" und dann auf das blaue "i" am Ende der Spalte. Sie benötigen mindestens drei (bzw. vier) Felder:
Rufname (unter Schüler → Grunddaten)
Familienname (unter Schüler → Schülerkopf → Familienname)
Klasse (unter Schüler → Schülerkopf)
Jahrgangsstufe (unter Schüler → Schuljahr)
Falls Sie noch mehr Informationen in den Schulmanager übernehmen möchten, können Sie an dieser Stelle weitere Felder auswählen.
Sobald Sie alle gewünschten Felder eingefügt haben, stellen Sie sicher, dass unter "Format" die Option "Excel (XLSX)" ausgewählt ist.
Danach können Sie das Exportformat speichern (oben direkt neben der Schaltfläche für die Erstellung eines neuen Formats).
Abschließend nehmen Sie den Export der Daten vor, indem Sie unten auf "Datensätze für den Export auswählen" klicken:
Dabei stellen Sie das "Exportziel" auf "Datei" und geben einen entsprechenden Speicherort an. Auf der rechten Seite wählen Sie alle Klassen aus, für die Sie den Export durchführen möchten, und klicken schlussendlich auf "Export ausführen".
2. Import der Unterrichts- und Lehrerdaten
Nachdem Sie die Schülerdaten eingelesen haben, können Sie jetzt den Import der Unterrichts- und Lehrerdaten vornehmen.
Um den Import zu starten, navigieren Sie im Schulmanager in die Verwaltung und klicken auf den Button "Aus der ASV importieren". In dem sich neu öffnenden Fenster finden Sie eine Anleitung, wie Sie das benötigte Exportformat in der ASV erstellen können, um die Daten zu den Lehrkräften und Unterrichten importieren zu können. Folgen Sie dieser Anleitung Schritt für Schritt.