Schülerdaten aus der ASV exportieren

    Aus der ASV können Sie Schülerdaten in eine Excel-Datei exportieren, um sie anschließend in den Schulmanager zu importieren.

    Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
    1. Sie nutzen den vorhandenen Stammdatenexport der ASV.
    2. Sie erstellen in der ASV ein benutzerdefiniertes Exportformat.
    Beide Möglichkeiten werden in diesem Artikel beschrieben. Am Ende des Artikels wird ebenfalls beschrieben, wie Sie die Schülerdaten anschließend in den Schulmanager importieren können.

    1. Möglichkeit: Stammdatenexport

    Wichtiger Hinweis: Der Stammdatenexport beinhaltet keine Informationen zur Jahrgangsstufe der Schüler:innen. Für einige Module im Schulmanager ist die Jahrgangsstufe aber zwingend notwendig (z. B. für das Modul Noten) bzw. hilfreich (z. B. für das Modul Klassenarbeiten). Wenn Sie daher die Information zur Jahrgangsstufe importieren möchten, können Sie diese entweder manuell (bei allen Schüler) in der Excel-Datei hinzufügen oder die 2. Möglichkeit für den Export der Schülerdaten wählen.


    1. Bevor Sie den Export starten, achten Sie darauf, dass in der ASV das richtige Schuljahr ausgewählt ist. Danach öffnen Sie zunächst das Modul "Schüler". Anschließend klicken Sie im Reiter "Modulbezogene Funktionen" auf "Stammdatenexport" (ASV-Bayern) bzw. auf "Schüler exportieren" (ASV-BW).

    2. Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die zu exportierende(n) Jahrgangsstufe(n) und Klasse(n) einzeln markieren und in den zu exportierenden Datensatz übernehmen können. Über den Button "Auswahl (alle/keinen)" können Sie ganze Klassen oder Jahrgangsstufen für den Export anwählen. Der Bereich rechts im Fenster "Ausgewählte Schüler für Stammdatenexport" zeigt Ihnen an, welche Schüler:innen Sie bereits für den Export ausgewählt haben.

    3. Der Export kann angestoßen werden, indem Sie unten rechts im Fenster auf den Button "Export durchführen" klicken. Rufen Sie dann einen Speicherort für die Exportdatei auf, vergeben Sie einen passenden Dateinamen und achten Sie darauf, dass als Dateityp "Excel" angezeigt wird.

    4. Sollten Sie im Schulmanager die Module "Noten" und/oder "Zeugnisse" verwenden, dann muss vor dem Import manuell eine zusätzliche Spalte für die Jahrgangsstufe angelegt und entsprechend befüllt werden.


    2. Möglichkeit: Benutzerdefiniertes Exportformat

    In der ASV können Sie auch eigene Exportformate definieren, welche über die "Exportformatbibliothek" verwaltet werden. Die "Exportformatbibliothek" kann in der ASV entweder über "Datei → Verwaltung → Exportformatbibliothek" oder über "Auswertungen → Exportformate" aufgerufen werden.

    Um ein Exportformat für den Export der Schülerdaten anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Öffnen Sie die Exportformatbibliothek.

    2. Wählen Sie in dem sich neu öffnenden Fenster rechts unter "Datenbereich" den Bereich "Schüler" aus.

    3. Auf der linken Seite des Bildschirms wird Ihnen nun direkt ein bereits bestehendes Format angezeigt. Oberhalb dieses Formats klicken Sie jetzt auf die Funktionsschaltfläche, um ein neues Format zu erstellen, s.:

    4. Hinterlegen Sie für dieses neue Format einen Namen (z. B. "Schülerexport für Schulmanager Online") und optional eine Beschreibung.

    5. Unter "Ausgewählte Felder" können Sie nun die Exportfelder auswählen, die Sie aus der ASV exportieren möchten. Dazu klicken Sie zuerst in die Spalte "Exportfelder" und dann auf das blaue "i" am Ende der Spalte. Sie benötigen mindestens drei (bzw. vier) Felder:

      • Rufname (unter Schüler → Grunddaten)

      • Familienname (unter Schüler → Schülerkopf → Familienname)

      • Klasse (unter Schüler → Schülerkopf)

      • Jahrgangsstufe.Kurzform (unter Schüler → Schuljahr)

    6. Falls Sie noch mehr Informationen in den Schulmanager übernehmen möchten, können Sie an dieser Stelle weitere Felder auswählen.

    7. Sobald Sie alle gewünschten Felder eingefügt haben, stellen Sie sicher, dass unter "Format" die Option "Excel (XLSX)" ausgewählt ist.

    8. Danach können Sie das Exportformat speichern (oben direkt neben der Schaltfläche für die Erstellung eines neuen Formats).

    9. Abschließend nehmen Sie den Export der Daten vor, indem Sie unten auf "Datensätze für den Export auswählen" klicken:
      Dabei stellen Sie das "Exportziel" auf "Datei" und geben einen entsprechenden Speicherort an. Auf der rechten Seite wählen Sie alle Klassen aus, für die Sie den Export durchführen möchten, und klicken schlussendlich auf "Export ausführen".


    Import der exportierten Excel-Datei in den Schulmanager

    Egal über welche Möglichkeit Sie die Excel-Datei erstellt haben: Im Schulmanager können Sie die soeben exportierte Datei im Verwaltungsbereich unter "Allgemeine Daten" → "Schüler" → "Schüler importieren" hochladen.

    Achten Sie beim Import bitte darauf, die Spaltenüberschriften der Excel-Datei korrekt den Felderbezeichnungen im Schulmanager zuzuordnen. Dabei ist es besonders wichtig, die Spalte "Rufname" (nicht "Vorname"!) dem Feld "Rufname" zuzuweisen.


    Wenn Sie diesen ASV-Export nutzen möchten, um zukünftige Erstklässler oder Fünftklässler in den Schulmanager zu importieren, achten Sie bitte darauf, die Excel-Datei (wie nachfolgend beschrieben) vor dem Import entsprechend anzupassen. S. Import von Schülern, die erst im nächsten Schuljahr an die Schule kommen

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