Wenn eine Lehrkraft während des Schuljahres länger ausfällt (z. B. aufgrund einer Erkrankung oder wegen Elternzeit), gibt es verschiedene Punkte zu beachten.
Stundenplanänderungen
Falls es eine dauerhafte Vertretung für die Lehrkraft gibt, macht es Sinn, den Stundenplan anzupassen und die Unterrichte der ausfallenden Lehrkraft an Kolleg:innen zu übertragen oder neu zu planen. Dadurch erhalten die Kolleg:innen vollen Zugriff auf die entsprechenden Klassenbücher und Noteneintragungen. Wichtige Hinweise zu Stundenplanänderungen während des Schuljahres finden Sie hier:
Kommunikationsmöglichkeiten und Rechte der Lehrkraft einschränken
Je nachdem, wie stark die Lehrkraft auch während ihrer Abwesenheit weiterhin in die Schulkommunikation eingebunden bleiben soll/darf, können Sie sich für eine der beiden folgenden Möglichkeiten entscheiden.
Option A: Account behalten - Benachrichtigungen und Rechte einschränken
Soll der Account der Lehrkraft im Schulmanager bestehen bleiben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Benachrichtigungen und E-Mails während der Abwesenheit weitestgehend zu unterbinden und die Rechte der Lehrkraft einzuschränken.
1. Deaktivierung von Push-Benachrichtigungen durch die Lehrkraft
Die Lehrkraft kann selbst in ihrem eigenen Account über das Glockensymbol rechts oben im Schulmanager in den Benachrichtigungseinstellungen Benachrichtigungen deaktivieren, indem sie die entsprechenden Haken entfernt. Dadurch unterbleiben nicht nur die Push-Benachrichtigungen in der App, sondern auch die dazugehörigen E-Mail-Benachrichtigungen vom Schulmanager.
2. Nachrichten einschränken
Achtung: Bleibt der Account der Lehrkraft bestehen, kann diese auch weiterhin von Kolleg:innen und - je nach den gewählten Einstellungen im Modul Nachrichten - auch von Eltern oder Schüler:innen angeschrieben werden.
E-Mail-Benachrichtigungen bei ungelesenen Nachrichten kann die Lehrkraft selbst deaktivieren. Die Option dazu findet sie im Modul Nachrichten in der Übersicht der Unterhaltungen mit Klick auf das Zahnrad-Symbol.
Push-Benachrichtigungen in der App erhält die Lehrkraft bei neuen Nachrichten weiterhin. Hier kann es ratsam sein, die App zu löschen oder in den Einstellungen des Endgeräts Benachrichtigungen vom Schulmanager zu deaktivieren.
Option B: Account der Lehrkraft löschen
Möchten Sie verhindern, dass sich die Lehrkraft weiterhin im Schulmanager einloggen kann und Push-Benachrichtigungen sowie Nachrichten erhält, sollten Sie den Account der Lehrkraft im Schulmanager löschen. Die Option dazu finden Sie in der Verwaltung im Bereich "Allgemeine Daten" > "Benutzeraccounts". Klicken Sie bei der entsprechenden Lehrkraft auf den Bearbeitungsstift und wählen Sie "Benutzeraccount löschen".
Achtung: Beim Löschen des Accounts gehen auch die damit verknüpften Unterhaltungen im Modul Nachrichten verloren.
Zu beachten: Elternbriefe als Kopie per E-Mail für alle Lehrkräfte
Auch, wenn Sie den Account der Lehrkraft löschen, erhält diese unter Umständen trotzdem noch E-Mails vom Schulmanager, wenn im Modul Elternbriefe die Option "An die Lehrkräfte senden" gewählt wird. Um dies zu verhindern, öffnen Sie in der Verwaltung im Bereich "Allgemeine Daten" > "Lehrkräfte" die Lehrkraft mit dem Bearbeitungsstift und entfernen Sie alle vorhandenen E-Mail-Adressen.