Es kommt gelegentlich vor, dass der Betrag einer Zahlungsaufforderung (für einzelne Schüler:innen) nachträglich verändert werden muss, z. B. wenn eine Zahlungsaufforderung versehentlich versendet wurde oder Schüler:innen an einer Aktivität doch nicht teilnehmen und demnach auch nichts zahlen müssen.
Um diese nachträglichen Änderungen im Schulmanager vorzunehmen, können Sie bereits erstellte Posten nachträglich bearbeiten.
Dazu gehen Sie auf das Stiftsymbol bei einem betreffenden Posten. Dort können Sie den Betrag des Postens verändern.
Muss der Betrag für alle Schüler:innen verändert werden und wurden für den Posten noch keine "individuellen Beträge" aktiviert, können Sie einfach den Betrag des Postens abändern.
Sollte die Änderung nur einzelne Schüler:innen betreffen, müssen Sie (falls noch nicht geschehen) einen Haken bei "Individuelle Beträge" setzen. Nun können Sie bei den betroffenen Schüler:innen den Betrag verändern. Setzen Sie den Wert auf 0 € so wird der Posten für das Kind als vollständig bezahlt gewertet. Alternativ können Sie den Betrag auch entsprechend verringern oder erhöhen. Dies wäre nötig, falls z. B. Stornogebühren für eine Klassenfahrt anfallen, an der ein:e Schüler:in doch nicht teilnehmen kann/darf.
In der dazugehörigen Rechnung wird der Betrag automatisch angepasst.
An die Eltern muss keine neue oder geänderte Zahlungsaufforderung per E-Mail gesendet werden. Durch die Anpassung des Postens wird der Betrag im Elternaccount automatisch als "bezahlt" markiert bzw. die Höhe der Zahlungsaufforderung korrigiert. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Eltern hierüber keine automatische Benachrichtigung erhalten. Falls dies gewünscht ist, müssten Sie diese Information selbst weitergeben.
Schüler:innen einer bestehenden Rechnung nachträglich hinzuzufügen, ist allerdings nicht möglich.
In diesem Falle müsste ein neuer Posten und eine neue Rechnung für die entsprechenden Schüler:innen erstellt werden.
Hilfreich kann sein, wenn Sie in der Verwaltung eine Gruppe mit diesen neuen Schüler:innen anlegen und den Posten dann für diese Gruppe erstellen. Alternativ wird der Posten für die betreffenden Klassen erstellt und über den Haken bei "Individuelle Beträge" die zu zahlenden Beträge der Schüler:innen angepasst.