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Zahlungsaufforderungen verschicken, sobald Kosten anfallen
Sobald zu bezahlende Posten eingegeben wurden, kann eine Zahlungsaufforderung erstellt werden für die aktuellen Posten, die die Eltern dann überweisen. Dabei ist es auch möglich, mehrere Posten in einer Zahlungsaufforderung zusammenzufassen, sodass die Eltern nur einmal bezahlen müssen. -
Vorab einen Sockelbetrag einsammeln und von diesem Guthaben anfallende Kosten bezahlen
Eltern bezahlen vorab einen Sockelbetrag. Dieser geht auf ein individuelles Guthaben pro Schüler. Wenn Sie dann Posten eingeben, werden die Beträge automatisch vom Guthaben abgezogen und, sofern das Guthaben eines Schülers ausreichend ist, als bezahlt markiert.
Bevor eine Schule anfängt, das Modul zu verwenden, kann der Betriebsmodus noch verändert werden. Anschließend ist dies nicht mehr möglich.
Welcher Betriebsmodus mehr Sinn macht, ist eine individuelle Entscheidung der Schule.
Das Verschicken von Zahlungsaufforderungen ist der Standard-Modus, den die meisten Schulen verwenden und der daher auch von uns am besten gepflegt wird. In diesem Betriebsmodus wird immer, wenn Posten anfallen, eine Zahlungsaufforderung erstellt. So müssen die Eltern ggf. mehrmals im Schuljahr Gelder überweisen. Dieses Problem kann minimiert werden, indem mehrere Posten in einer Zahlungsaufforderung zusammengefasst werden, beispielsweise indem am Schuljahresanfang alle Lehrkräfte die Kosten, die in den nächsten Wochen anfallen (Material, Fahrten, Kopiergeld, etc.), direkt eingeben.
Wenn Sie den Aufwand der regelmäßigen Zahlungsaufforderungen verhindern wollen, können Sie alternativ den Betriebsmodus "Sockelbetrag" wählen. Dabei fordern Sie die Eltern am Schuljahresanfang auf, einen bestimmten Betrag einzuzahlen, von dem dann die Kosten beglichen werden. Nachteil bei dieser Variante ist, dass Sie in der Regel nicht ganz genau vorab planen können, in welcher Höhe Zahlungen anfallen. So wird es am Schuljahresende pro Schüler einen Restbetrag geben, den Sie (zumindest bei Schülern, die die Schule verlassen) manuell zurücküberweisen müssen.