Mit dem Modul Zahlungen können Sie Zahlungsaufforderungen an Eltern verschicken und deren Zahlungseingang automatisch über den Schulmanager erfassen lassen.
Voraussetzungen
Der automatische Abruf der Kontoumsätze läuft über unseren Kontoinformationsdienstleister finAPI, ein deutsches Unternehmen, das von der BaFin reguliert wird und den Vorgaben von PSD2 unterliegt. Sollte der automatische Abruf bei Ihnen nicht funktionieren, können Sie auch einen manuellen Import über MT940-Dateien einrichten, die Sie aus dem Online-Banking Ihrer Bank oder aus einer Banking-Software exportieren können.
Damit Posten und Rechnungen erstellt werden können, müssen die Schüler- und Elterndaten im Schulmanager vorhanden sein.
Einrichtung
Bevor das Modul Zahlungen verwendet werden kann, müssen Sie Ihr Schulkonto im Schulmanager einbinden. Dazu navigieren Sie zum Reiter "Schulkonto" und hinterlegen dort Kontoinhaber, IBAN, BIC und Name der Bank. Nach dem Speichern klicken Sie unten auf "Automatischen Abruf einrichten" und richten den automatischen Abruf der Umsätze von Ihrem Bankkonto über den Kontoinformationsdienstleister finAPI ein.
Außerdem müssen Sie im Reiter "Einstellungen" angeben, ob Sie einen Sockelbetrag einsammeln oder Zahlungsaufforderungen verschicken möchten. Diese Entscheidung ist im Voraus wichtig, da sich dies nachträglich nicht mehr ändern lässt.
So vergeben Sie für einzelne Lehrkräfte weitere Rechte im Modul
Erweiterte Berechtigungen für Lehrkräfte durch zusätzliche Rollen
So verschicken Sie Zahlungsaufforderungen
Wenn die Einstellung zum Versand von Zahlungsaufforderungen getroffen wurde, können Sie nun unter dem Reiter "Posten" neue Posten hinterlegen. Diese Posten können Sie dann in Zahlungsaufforderungen unter dem Reiter "Rechnungen" zusammenfassen und verschicken. Posten können von Lehrkräften und Administratoren erstellt werden. Zahlungsaufforderungen können nur von Administratoren oder Zahlungsverwaltern verschickt werden.
So prüfen Sie Zahlungseingänge
Zahlungseingänge können entweder bei den einzelnen Posten oder bei den Zahlungsaufforderungen eingesehen werden. Als Administrator können Sie (in der Spalte "Bezahlt" im Reiter "Rechnungen") Zahlungserinnerungen verschicken, sobald das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist.
So verwalten Sie die Schülerguthaben
Wenn die Einstellung zum Einsammeln eines Sockelbetrags getroffen wurde können Sie nun unter dem Reiter "Posten" neue Posten hinterlegen. Unter dem Reiter "Schülerguthaben" haben Sie einen Überblick über die aktuellen Guthaben. Dort können Sie auch eine Aufforderung zur Überweisung eines neuen Sockelbetrags eingeben.