1. Namen des betroffenen Schülers herausfinden
Um dem Problem auf den Grund zu gehen, lassen Sie sich zunächst einen Elternbrief von der Person, die diese erhält, weiterleiten. Diese sollte so aussehen:
In der ersten Zeile sehen Sie den Namen des Schülers, bei dem die E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
2. Falsch hinterlegte E-Mail-Adresse finden
Anschließend klicken Sie in der Verwaltung unter "Schüler" neben dem betroffenen Schüler auf das Stift-Symbol, um diesen zu bearbeiten.
Prüfen Sie nun sowohl unter "Kontaktdaten" als auch unter "Account", ob dort die E-Mail-Adresse der schulfremden Person hinterlegt ist. Der Elternbrief wird an beide E-Mail-Adressen geschickt.
Anschließend klicken Sie oben noch ALLE Elternteile des Schülers durch und prüfen, ob bei einem der Elternteile die E-Mail-Adresse der schulfremden Person hinterlegt ist (jeweils auch unter "Kontaktdaten" sowie unter "Account").
Ein Hinweis: bei volljährigen Schülern wird der Elternbrief an die E-Mail-Adresse(n) des Schülers geschickt, bei minderjährigen Schülern an die E-Mail-Adresse(n) der Eltern. Dennoch macht es der Vollständigkeit halber immer Sinn, sowohl beim Schüler selbst, als auch bei allen Elternteilen nach der E-Mail-Adresse zu suchen.
3. Falls Sie die E-Mail-Adresse nicht finden
Falls die E-Mail-Adresse der schulfremden Person weder beim Schüler noch bei den Elternteilen finden, kann das mehrere Gründe haben, die wir im Folgenden auflisten. Um das Problem dann genau zu identifizieren, ist es in der Regel notwendig, dass Sie dem Schüler bzw. den Eltern mitteilen, welche E-Mail-Adressen hinterlegt sind und abfragen, ob diese korrekt sind.
Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie an alle der hinterlegten E-Mail-Adressen jeweils eine E-Mail schicken mit der Bitte um Rückmeldung, bei wem die E-Mail angekommen ist.
Es besteht eine Weiterleitung von einer im Schulmanager hinterlegten E-Mail-Adresse auf die E-Mail-Adresse der schulfremden Person
Es ist möglich, E-Mail-Weiterleitungen von einer Adresse an eine andere Adresse einzurichten. Beispielsweise könnte es sein, dass die schulfremde Person die Adresse "mustermann@gmx.de" hat, während im Schulmanager die E-Mail-Adresse "max.mustermann@gmx.de" hinterlegt ist. Allerdings ist eine Weiterleitung von "max.mustermann@gmx.de" an "mustermann@gmx.de" eingerichtet.
Der E-Mail-Provider behandelt verschiedene E-Mail-Adressen gleich
Einige E-Mail-Provider behandeln E-Mail-Adressen, in denen z. B. nur bestimmte Zeichen anders sind, gleich.
Ein Beispiel dafür ist GMail. Ein Postfach mit der Adresse max.mustermann@gmail.com erhält beispielsweise auch E-Mails an folgende Adressen:
- maxmustermann@gmail.com
- max.muster.mann@gmail.com
Informationen zu dem Thema von Google finden Sie hier: https://support.google.com/mail/answer/7436150?hl=de
Die Account-E-Mail-Adresse wurde inzwischen geändert
Jeder Benutzer kann die E-Mail-Adresse seines Accounts jederzeit ändern. Daher kann es auch sein, dass zu dem Zeitpunkt, zu dem der Elternbrief verschickt wurde, noch die falsche E-Mail-Adresse hinterlegt war, inzwischen wurde dies jedoch geändert.
Sie haben als Administrator keine Möglichkeit, Änderungen der E-Mail-Adresse eines Accounts zu prüfen. Falls Sie vermuten, dass dies die Ursache ist, können Sie lediglich beobachten, ob das Problem bei zukünftigen Elternbriefen weiter auftritt.