Eltern, bzw. volljährige Schüler:innen, erhalten versendete Elternbriefe immer per E-Mail und in ihrem Schulmanager-Account (falls vorhanden). Wenn Eltern Elternbriefe nicht (mehr) per E-Mail erhalten, kann das mehrere Ursachen haben:
1. Spam-Ordner
Der häufigste Grund ist, dass die E-Mail im Spam-Ordner gelandet ist. Bitten Sie die Eltern, dies zu überprüfen. Wenn das der Fall ist, kann es helfen, die Absender-E-Mail-Adresse zu den Kontakten hinzuzufügen.
2. Keine/Falsche E-Mail-Adresse vorhanden
Bitte rufen Sie zunächst in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" → "Schüler" die/den entsprechende:n Schüler:in auf und prüfen Sie, ob bei den Eltern die korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wichtig: Die E-Mail-Adresse, die bei minderjährigen Schüler:innen hinterlegt ist, spielt für die Elternbriefe keine Rolle. Klicken Sie unbedingt oben den Elternteil/die Elternteile an (im Bild "Vater Markus") und prüfen Sie die E-Mail-Adressen, die dort hinterlegt sind.
Der Elternbrief wird sowohl an die importierten E-Mail-Adressen (unter "Kontaktdaten") als auch an die Account-E-Mail-Adresse (unter "Account") geschickt. Zum Test können Sie einfach von Ihrem E-Mail-Programm aus eine E-Mail an die hinterlegte Adresse schicken und die Eltern fragen, ob diese angekommen ist.
3. Der Schüler ist ausgetreten oder nicht (mehr) in der richtigen Klasse
Wenn die Schülerin/der Schüler ein Austrittsdatum hat, das in der Vergangenheit liegt, bekommen die Eltern keine Elternbriefe. Das können Sie in der Bearbeitung der Schülerin/des Schülers prüfen. Hier können Sie außerdem prüfen, ob sie/er in der Klasse ist, die Sie kontaktieren wollten.
4. Schüler oder Klasse ist doppelt vorhanden
Als nächstes können Sie prüfen, ob die Schülerin/der Schüler oder die Klasse doppelt vorhanden ist. Wenn ja, gab es einen größeren Fehler beim Import. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall den Support.
5. Der Schüler ist nicht in der Gruppe, die zur Klasse gehört
Klicken Sie in die Bearbeitung der Schülerin/des Schülers und prüfen Sie unter "Gruppen", ob sie oder er in der Gruppe ist, die den Namen seiner Klasse trägt, so wie im Bild unten. Falls dies nicht zutrifft, kontaktieren Sie bitte den Support. Versuchen Sie nicht, diesen Fehler manuell zu beheben, das wird nicht funktionieren.
6. Der Button "Per E-Mail senden" wurde nicht angeklickt
Nachdem ein Elternbrief erstellt wurde, wird dieser noch nicht direkt an die Eltern verschickt. Dazu müssen Sie auf den Button "Per E-Mail senden" klicken.
7. Der Schüler ist inzwischen volljährig
Volljährige Schüler:innen erhalten Elternbriefe selbst per E-Mail. Wenn bei den Schüler:innen keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, würden Elternbriefe nicht mehr verschickt werden. Ob eine Schülerin oder ein Schüler volljährig ist, können Sie direkt in der Verwaltung überprüfen. Dort können Sie ggf. bei der Schülerin/dem Schüler auch eine E-Mail-Adresse hinterlegen.
Weitere Informationen zum Thema Elternbriefe und volljährige Schüler:innen finden Sie hier: Haben minderjährige/volljährige Schüler:innen Zugriff auf die Elternbriefe?
8. Wenn die vorherigen Punkte nicht geholfen haben
Die vorher genannten Punkte decken alle uns bekannten Gründe dafür ab, dass E-Mails nicht an Eltern zugestellt werden.
Wenn das nicht weiterhilft, empfehlen wir Ihnen, zunächst einmal zu warten, ob die E-Mail nach einer gewissen Zeit doch ankommt oder ob der nächste Elternbrief ankommt. Wenn auch der nicht ankommt, könnten Sie als letzte Maßnahme noch den Elternaccount löschen und einen neuen Anmeldecode erstellen.
Achtung: Löschen Sie nicht die Schülerin oder den Schüler an sich, sondern nur den Elternaccount über den Button "Account löschen" (s. erstes Bild oben). Zu beachten ist außerdem, dass durch das Löschen eines Elternaccounts im Modul "Nachrichten" alle Nachrichten verloren gehen, die bisher mit diesem Account geschrieben wurden.
Achtung: Löschen Sie nicht die Schülerin oder den Schüler an sich, sondern nur den Elternaccount über den Button "Account löschen" (s. erstes Bild oben). Zu beachten ist außerdem, dass durch das Löschen eines Elternaccounts im Modul "Nachrichten" alle Nachrichten verloren gehen, die bisher mit diesem Account geschrieben wurden.