Das Anlegen der Ganztagsbetreuer und -koordinatoren als Benutzer im Schulmanager kann ausschließlich durch Schulmanager-Administratoren erfolgen. Diese klicken dazu in der Verwaltung des Schulmanagers unter "Allgemeine Daten" auf "Benutzer".
1. Personen anlegen, die bisher keinen Schulmanager-Account haben
Wenn eine Person bisher keinen Schulmanager-Account hat, klicken Sie in der Benutzer-Ansicht rechts unten auf "Neuen Benutzer erstellen". Anschließend geben Sie die Daten der Person ein und setzen den Haken bei "Ganztagsbetreuer" und/oder "Ganztagskoordinator". Genauere Beschreibungen dieser Rollen finden Sie unter: Rollen im Modul Ganztag. Weitere Rollen sind für das Ganztagspersonal in der Regel nicht erforderlich. Der Zugriff auf die Fehlzeiten ist auch ohne die Rolle "Fehlzeitenverwalter" möglich.
Sobald Sie auf "Benutzer erstellen" klicken, wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Link für die erstmalige Anmeldung im Schulmanager verschickt.
2. Personen anlegen, die bisher als Lehrkraft im Schulmanager angelegt sind
Bei Personen, die bisher schon als Lehrkraft im Schulmanager angelegt sind, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Wenn die Person weiterhin alle Rechte und Möglichkeiten einer Lehrkraft haben soll, beispielsweise Zugriff auf das Klassenbuch oder die Möglichkeit, dass für Elternsprechtage Termine bei der Lehrkraft gebucht werden können, können Sie dem bestehenden Benutzeraccount zusätzlich eine weitere Rolle geben. Dazu klicken Sie in der Liste der Benutzer auf die Person und dann auf den Button "Rollen hinzufügen". Anschließend können Sie die gewünschten Rollen auswählen und auf "Hinzufügen" klicken.
Wenn die Person dagegen nicht mehr als Lehrkraft geführt werden soll, beispielsweise, damit sie im Nachrichten-Modul nicht mehr im Verteiler "Alle Lehrkräfte" ist, sollten Sie den bestehenden Benutzeraccount dagegen löschen, indem Sie in der Liste der Benutzer auf die Person und dann rechts unten auf "Benutzer löschen" klicken. Anschließend können Sie, wie oben beschrieben, einen neuen Account erstellen. Bitte beachten Sie: Wenn Sie den Benutzeraccount löschen und neu anlegen, gehen die Nachrichten der Person im Nachrichtenmodul verloren.
3. Personen anlegen, die bisher als Elternteil im Schulmanager angelegt sind
Wenn das Ganztagspersonal gleichzeitig auch eigene Kinder an der Schule hat, kann für diese Eltern, zusätzlich zum Elternaccount, ein weiterer Account mit der Rolle Ganztagsbetreuer/Ganztagskoordinator, wie oben beschrieben, angelegt werden.
Einige Schulen haben das Ganztagspersonals bisher als zusätzliche Elternteile für die Ganztagesschüler angelegt. In diesem Fall ist es notwendig die Accounts dieser zusätzlichen Eltenteile zu löschen und das Ganztagspersonal stattdessen in der Rolle eines Ganztagsbetreuers/Ganztagskoordinators, wie oben beschrieben, anzulegen. Bitte beachten Sie: Wenn Sie Benutzeraccounts löschen und neu anlegen, gehen die Nachrichten der Person im Nachrichtenmodul verloren.
Die Rolle "Elternteil" mit einer anderen Rolle zu kombinieren, ist im Schulmanager nicht möglich.
4. Das Ganztagspersonal in das Nachrichtenmodul einbinden
Benutzer, die weder Administrator, noch Lehrkraft, noch Elternteil, noch Schüler sind, sind standardmäßig nicht in das Nachrichtenmodul eingebunden. Wenn Sie das Ganztagspersonal also in das Nachrichtenmodul einbinden wollen, müssen Sie dies im Modul Nachrichten konfigurieren. Eine Anleitung dafür finden Sie hier: So binden Sie das Ganztagspersonal in das Nachrichtenmodul mit ein.
Hinweis: Wenn Sie, wie in Punkt 2 beschrieben, einem bestehenden Lehrkraft-Benutzer zusätzlich eine Rolle zugewiesen haben, ist dieser Benutzer durch die Rolle Lehrkraft automatisch in das Nachrichten-Modul eingebunden.