Das grundlegende Problem ist, dass für die Fehlzeitenberechnung das derzeit gültige Stundenraster auf das ganze Schuljahr angewendet wird. Eine saubere Lösung hierfür gibt es im Schulmanager nicht. Im Folgenden beschreiben wir, wo genau das Problem liegt.
Temporäre Änderung des Stundenrasters für einen Tag
Im allgemeinen Stundenraster geht die 1. Stunde von 8:00 bis 8:45 Uhr. An einem Tag im Schuljahr gilt allerdings ein verkürztes Stundenraster und die 1. Stunde läuft von 8:00 bis 8:40 Uhr. Wenn an diesem Tag das Stundenraster im Schulmanager temporär geändert wird und ein Schüler in der 1. Stunde abwesend war, zur 2. Stunde jedoch erschienen ist, wird eine Fehlzeit von 8:00 bis 8:40 Uhr eingetragen, was in der Fehlzeitenstatistik auch erst einmal als eine Fehlstunde gewertet wird. Wenn Sie dann jedoch das Stundenraster zurückändern, wird die Fehlzeit von 8:00 bis 8:40 Uhr nicht mehr als Fehlstunde gewertet, sondern als Verspätung um 40 Minuten.
Wenn dagegen eine Lehrkraft vergessen hat, an dem Tag mit geändertem Stundenraster eine Fehlzeit einzutragen und ein paar Tage später (wenn das Stundenraster bereits wieder auf "normal" umgestellt wurde) nachträgt, dass ein Schüler in der 1. Stunde gefehlt hat, wird der Schüler fälschlicherweise als fehlend von 8:00 Uhr bis 8:45 Uhr eingetragen.
Dauerhafte Änderung des Stundenrasters
Ähnliche Probleme treten auf, wenn das Stundenraster dauerhaft geändert werden soll. Dies führt zwangsläufig zu Problemen in der Berechnung der Fehlzeitenstatistik. Um in diesem Fall wenigstens noch brauchbare Fehlzeitenstatistiken für das Zeugnis zu erhalten, können Sie folgendermaßen vorgehen:
Angenommen, Sie haben ein Stundenraster vom 01.09. bis 31.12. (Stundenraster A) und von 01.01. bis 15.07. ein neues Stundenraster (Stundenraster B). Wenn Sie das Stundenraster zum 01.01. umstellen und Sie wollen die Fehlstunden für das Zeugnis ermitteln, gehen Sie kurz vor dem Zeugnistermin folgendermaßen vor: Stellen Sie zunächst (in der Verwaltung unter "Stundenraster") wieder Stundenraster A ein und lassen Sie sich die Statistik für den 01.09. bis 31.12. ausgeben. Anschließend stellen Sie das Stundenraster wieder auf Stundenraster B ein und lassen sich die Statistik für den 01.01. bis zum Zeugnistermin ausgeben. Die Fehlstunden und -tage der beiden Zeiträume müssen Sie leider manuell (ggf. mithilfe einer Excel-Datei) aufaddieren.
Bitte beachten Sie hierbei unbedingt, dass die Lehrkräfte nach der Umstellung des Stundenrasters am 01.01. auf keinen Fall mehr über Klassenbuch > Eintragen die Fehlzeiten für den Zeitraum vor dem 01.01. bearbeiten dürfen - sonst wird für die neuen Eintragungen schon das neue Stundenraster angewendet (wenn ein Schüler also beispielsweise in der 1. Stunde gefehlt hat, wird eine Fehlzeit eingetragen, die der 1. Stunde nach neuem Stundenraster entspricht).
Bitte beachten Sie auch, dass nach der Änderung des Stundenrasters am 01.01. viele Auswertungen zu den Fehlzeiten für den Zeitraum vor 01.01. nicht mehr korrekt sind (insbesondere der komplette Bereich "Berichte" im Klassenbuch oder auch die Anzeige der fehlenden Schüler in der Ansicht "Vergangene Stunden").