Wenn Schüler:innen die Schule während des Schuljahres verlassen, sollten Sie diese nicht löschen, da dabei alle Daten des Schülers gelöscht werden (z. B. Fehlzeiten).
Austrittsdatum setzen und zugehörige Accounts sperren
Anstatt den Schüler zu löschen, sollten Sie ein Austrittsdatum setzen. Öffnen Sie dazu in der Verwaltung unter „Allgemeine Daten" → „Schüler" die jeweiligen Schüler:innen mit dem Bearbeitungsstift.
Nach Setzen des Austrittsdatums fragt Sie der Schulmanager beim Speichern, ob der dazugehörige Schüleraccount sofort gesperrt werden soll. Wählen Sie „Ja", können sich die betroffenen Schüler:innen ab diesem Moment nicht mehr einloggen.
Hinweis: Die Sperrung ist ab sofort wirksam – unabhängig davon, ob das Austrittsdatum in der Vergangenheit oder Zukunft liegt.
Der dazugehörige Elternaccount wird in dem Zuge ebenfalls gesperrt (bei Eltern mit mehreren Kindern wird nur die Verknüpfung des Accounts mit dem ausgetretenen Kind aufgehoben).
Alternativ können Sie das Austrittsdatum auch beim Import der Schüler:innen aus dem Schulverwaltungsprogramm mit importieren. Die dazugehörigen Accounts können Sie in dem Fall manuell sperren: Gehen Sie dazu in der Verwaltung unter "Allgemeine Daten" auf „Benutzeraccounts" und klicken Sie bei der entsprechenden Person auf den Bearbeitungsstift und dann auf „Benutzeraccount sperren".
Auswirkungen des Austrittsdatums und Sperren des Accounts
Austrittsdatum und Sperrung sind zwei unabhängige Maßnahmen mit unterschiedlichen Auswirkungen, die sich ergänzen. Beide Maßnahmen sind reversibel und können rückgängig gemacht werden: Es gehen keine Schülerdaten oder Nachrichten verloren (da die Accounts erhalten bleiben!).
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Austritts-datum |
Gesperrter Account |
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Login |
Weiterhin möglich. |
Nicht möglich (während der Sperrung). → Nach dem Entsperren des Accounts wieder möglich! |
Nachrichten empfangen und schreiben |
Weiterhin möglich. |
Nicht möglich: Gesperrte Nutzer können nicht mehr angeschrieben werden oder auf Ihre Nachrichten zugreifen (da Login nicht möglich). |
Elternbriefe versenden |
❌ Nein |
✅ Grundsätzlich möglich.* |
Zahlungen: Posten erstellen und Rechnungen versenden |
❌ Nein |
✅ Grundsätzlich möglich.* |
Fehlzeiten erfassen |
❌ Nein |
✅ Ja |
Anzeige in den Modulen Klassenbuch, Noten, Schulinformationen, ... |
❌ Nein (/ausgegraut) |
✅ Ja |
* E-Mails zu Elternbriefen oder Rechnungen gehen bei gesperrten Nutzern nur noch an zusätzlich hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adressen, nicht mehr an die E-Mail-Adresse des gesperrten Accounts. Eltern oder Schüler:innen mit gesperrten Accounts erhalten außerdem keine Push-Benachrichtigungen zu neuen Elternbriefen.
Durch das Austrittsdatum sind Schüler:innen nicht mehr Teil von Klasse(n)/Gruppe(n) oder Verteilern. Sie werden in den meisten Modulen nicht mehr oder als ausgetreten angezeigt. Das Sperren des Accounts hingegen hat nur Auswirkungen auf den Login und das Nachrichtenmodul.
In den Regel empfiehlt es sich deshalb, beide Maßnahmen zu kombinieren.
Was, wenn der/die Schüler:in zurückkommt?
Kehrt eine Schüler:in an die Schule zurück, entfernen Sie das Austrittsdatum wieder und entsperren Sie den Account. Die Zeit der Abwesenheit können Sie als interne Beurlaubung eintragen, um die Fehlzeitenstatistik nicht zu verfälschen.